Cómo se produce un team building de rodaje en un castillo: el caso Filming Day de Provital

Un team building de rodaje en un castillo se produce como un rodaje de verdad metido en un evento corporativo: guion, reparto, localizaciones y plan de rodaje, todo en una jornada. En el Filming Day de Provital, empresa del sector cosmético natural, más de 70 personas se repartieron los roles de un equipo de cine en un castillo del siglo XIII y rodaron un corto adaptado a los valores de la marca. Desmontamos qué piezas tiene un evento así y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

El texto público del evento cuenta:

• Formato Filming Day: los participantes se convierten en actores, técnicos y creativos de un rodaje profesional.
• Para Provital, más de 70 personas con roles reales: maquillaje, dirección, actuación, cámaras y producción.
• Un castillo medieval del siglo XIII con varios sets interiores y exteriores, sin salir del recinto.
• 6 horas de actividad y un corto completo rodado en la jornada, con guion adaptado a los valores de la empresa.
• Llave en mano: localización, guion, casting y reparto de roles, dirección y asistencia técnica, maquillaje, estilismo y vestuario, cámaras profesionales, catering y gastro experiencia, música, animación y zona de relax.
• Cierre con fiesta, música en directo y proyección del corto. La empresa recibe la película con making-of.

El objetivo: reforzar los vínculos entre equipos usando el storytelling como motor.

Las piezas de producción de un evento así

Invitados y roles

Aquí la inscripción no es solo «vengo o no vengo». Cada persona tiene que acabar en un rol, y cada rol tiene un cupo. Además hay tallas para vestuario, dietas para el catering y, a menudo, autobús hasta el castillo.

Presupuesto

Mucho de este evento es fijo: localización, equipo técnico de cine, dirección, edición del corto y del making-of. Lo variable es catering, vestuario y transporte. Si el grupo pasa de 70 a 100, lo fijo apenas se mueve y el coste por persona baja.

Espacio

Un castillo con varios sets es un plató disperso. Hay que decidir qué escena se rueda en qué estancia, por dónde se mueven los equipos y dónde está la zona de relax para quien no está rodando.

Escaleta

Seis horas contrarreloj con varios equipos rodando a la vez, más catering, más cierre con proyección. La proyección del final depende de que la edición llegue a tiempo: es el hito que lo aguanta todo.

Proveedores

Equipo de cine, maquillaje y estilismo, vestuario, catering, música, animación, el propio castillo. Muchos freelances.

Riesgo

Tres riesgos concretos: el tiempo en las escenas exteriores, los derechos de imagen de los empleados que salen en el corto y el reloj, porque si el rodaje se alarga, no hay proyección.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Forms: inscripción con roles y cupos

En Forms usas la plantilla de team building: actividades con plazas, preguntas que solo salen si tocan, autobús, talla de camiseta y dietas. Cada rol del rodaje es una actividad con su cupo (por ejemplo, 10 en cámara, 8 en maquillaje, 20 en actuación) y cuando se llena deja de salir.

Añades las casillas de privacidad y de imagen, imprescindibles si vas a grabar a la plantilla. El cliente revisa la landing antes de publicarla y sigue las inscripciones en su enlace. Exportas el listado de dietas y alérgenos para el catering.

Contratos: imagen, castillo y equipo técnico

Con Contratos cierras el alquiler del castillo con el modelo de venue, el equipo de cine con el de proveedor o freelance, y la cesión de imagen y RGPD para el uso del corto y el making-of. Activas las cláusulas de cancelación y eventos al aire libre. Firma con código y PDF final con certificado. Revisión con tu asesor antes de enviar.

Meteo Murphy: los sets exteriores

Escribes el nombre del castillo y la franja del rodaje en Meteo Murphy. Ves el consenso de modelos y el semáforo para exterior. Si a tres días el semáforo sale en rojo, mueves las escenas exteriores a sets interiores y lo avisas con el parte listo para mandar al cliente.

Planner: lo fijo y lo variable

En Planner separas globales (castillo, equipo técnico, dirección, edición) de gastos por persona (catering, vestuario, autobús). Ves el coste por participante con IVA y el margen. En Montaje y agenda marcas la llegada del equipo técnico al castillo el día anterior y el desmontaje.

Escaleta: el plan de rodaje en directo

En Escaleta montas el plan de rodaje con equipos por colores: cada equipo de rodaje, catering, técnica. Fijas la proyección del corto con chincheta: es lo que no se puede mover. Regiduría marca cada escena rodada desde el móvil y ves si vais por detrás antes de que sea tarde para editar.

Lo que te llevas de este caso

1. En un team building de rodaje, la inscripción reparte el trabajo. Roles con cupos desde el formulario.
2. El consentimiento de imagen no es opcional. Si grabas a la plantilla, recógelo antes.
3. La proyección final es el hito que manda. Planifica hacia atrás desde ella.
4. Un castillo con exteriores necesita plan B interior. Decide con la previsión, no el mismo día.
5. Mucho coste es fijo. Muestra al cliente cómo baja el coste por persona con más participantes.

Lo que revisaría mañana

• Formulario con roles y cupos, tallas, dietas y casilla de imagen.
• Contrato del castillo con cláusula de exteriores y plan B.
• Previsión de la franja del rodaje y sets interiores reservados.
• Escaleta con la proyección fijada y margen para edición.