Glosario
Glosario de eventos
Las palabras que se usan en una agencia, en un venue o en la regiduría, explicadas sin rodeos. Y la app de Murphy OS con la que se trabaja cada cosa.
- Acreditación
- Tarjeta o pase con el nombre, la empresa y el tipo de invitado que se lleva visible durante el evento. Sirve para identificar a cada persona, controlar accesos por zonas y facilitar el networking. Con Forms →
- Acuerdo de tratamiento de datos
- Contrato por el que quien organiza el evento (normalmente el cliente) encarga a la agencia o al planner tratar los datos de los invitados. Fija para qué se usan, cuánto tiempo se guardan y cómo se protegen. Con Forms →
- Aforo
- Número máximo de personas que puede acoger un espacio según su licencia y su normativa de seguridad. Cambia con el tipo de montaje: la misma sala admite más gente en cóctel que en banquete.
- Agenda del evento
- Programa que ven los asistentes: bloques, ponencias, pausas y actividades con su hora. Es la versión pública de lo que el equipo trabaja con más detalle en la escaleta. Con Planner →
- Alérgenos y dietas
- Recogida de alergias, intolerancias y dietas especiales de cada invitado (vegetariana, sin gluten, halal…). Se piden en la inscripción y se pasan al catering con el recuento y, si hay seating, la mesa de cada persona. Con Forms →
- Attrition
- Margen de habitaciones o plazas de un bloqueo que se puede reducir sin penalización. Por debajo de ese porcentaje, el hotel o el venue cobra lo que no se ha usado. Con Contratos →
- Audiovisuales (AV)
- Todo el equipo técnico de imagen y sonido: proyección, pantallas, microfonía, mesas de mezcla, iluminación y la gente que lo opera. Suele ser una de las partidas más grandes de un evento corporativo.
- Auxiliar de producción
- Apoyo directo de producción en montaje, evento y desmontaje: material, proveedores, señalética y lo que haga falta. Con Bolsa Freelance →
- Azafata o azafato de eventos
- Personal de acogida que recibe, informa y orienta a los asistentes: registro, guardarropa, acompañamiento a la sala o apoyo a ponentes. En eventos internacionales se pide casi siempre que sea bilingüe. Con Bolsa Freelance →
- Backstage
- Zona detrás del escenario o fuera de la vista del público donde se preparan ponentes y artistas y trabaja el equipo técnico. También se usa para hablar de cómo se hace un evento por dentro.
- Bloqueo de habitaciones
- Reserva de un número de habitaciones en un hotel para un grupo, con precio, fechas y condiciones pactadas. Suele incluir una fecha de liberación, una cláusula de attrition y la rooming list. Con Contratos →
- Bolo
- Trabajo puntual en un evento: un día, un fin de semana o los días de un congreso. La forma habitual de trabajar como freelance en eventos. Con Bolsa Freelance →
- Briefing
- Documento o reunión en el que el cliente cuenta qué quiere: objetivo, público, fechas, presupuesto y lo que no se puede tocar. Es el punto de partida de cualquier propuesta. Con Planner →
- Cama extra
- Plaza que se añade a una habitación por encima de lo recomendado (por ejemplo, una supletoria en una doble). Conviene controlarla porque afecta a la comodidad, al precio y a lo que acepta el hotel. Con Forms →
- Carpa
- Estructura temporal para cubrir una zona exterior. Hay que mirar el viento, la lluvia y el anclaje (lastres o piquetas) y tenerla prevista como plan B en eventos al aire libre. Con Meteo Murphy →
- Catering
- Servicio de comida y bebida del evento: desde un coffee break hasta una cena de gala. Incluye menú, personal de sala, menaje y, muchas veces, la gestión de alérgenos.
- Cena de gala
- Cena formal, a menudo con entrega de premios, espectáculo o discursos, que cierra un congreso, una convención o un aniversario. Lleva seating, menús especiales y una escaleta muy ajustada. Con Scenes →
- Cesión de derechos de imagen
- Autorización de una persona para que se use su imagen (fotos, vídeo) en la comunicación del evento. Se recoge por escrito, habitualmente con una casilla en la inscripción o un documento aparte. Con Contratos →
- Check-in
- Registro de llegada de cada asistente en la puerta. Con QR se escanea el código del invitado desde el móvil y se sabe en tiempo real quién ha entrado y quién falta. Con Forms →
- Chill out
- Zona de descanso con sofás, pufs o mesas bajas para que la gente se siente, hable o trabaje fuera del programa. Ayuda a repartir el flujo de personas en cócteles y ferias. Con Scenes →
- Cláusula de cancelación
- Parte del contrato que fija qué se paga si una de las partes cancela y con cuánta antelación. Lo habitual es una escala: cuanto más cerca de la fecha, mayor porcentaje. Con Contratos →
- Coffee break
- Pausa con café, bebidas y algo de comer entre sesiones. Su duración y su ubicación marcan el ritmo de una jornada y son un buen momento de networking.
- Comisión
- Porcentaje que un proveedor (hotel, venue, DMC) paga a quien le trae el negocio. Hay que tenerla clara en el presupuesto y decidir si se declara al cliente. Con Planner →
- Concepto creativo
- Idea central que da sentido al evento y ordena todo lo demás: nombre, mensaje, ambientación, ritmo y momentos clave. Un buen concepto responde al objetivo del cliente, no solo a la estética.
- Congreso
- Encuentro profesional de varios días con ponencias, mesas redondas y talleres, normalmente de una asociación o sector. Suele llevar inscripción con distintas tarifas y plazas por sesión. Con Forms →
- Contrabriefing
- Respuesta al briefing en la que devolvemos al cliente lo que hemos entendido, las dudas y lo que falta. Evita trabajar semanas sobre un malentendido.
- Control (FOH)
- Front of house: zona, normalmente al fondo de la sala, desde la que se controlan sonido, luces y vídeo con vista directa al escenario. Hay que reservarle sitio en el plano. Con Scenes →
- Convención
- Reunión de una empresa con su equipo, red comercial o distribuidores para compartir resultados, estrategia y objetivos. Mezcla contenido, motivación y experiencia, y a menudo cierra con cena.
- Coste por persona
- Total del evento dividido entre el número de asistentes. Es la cifra que más entiende un cliente y la que sirve para comparar propuestas. Con Planner →
- Cue (pie)
- Señal que marca el momento exacto de una acción: entra música, sube la luz, sale el ponente. El show caller da los cues y cada técnico ejecuta el suyo. Con Escaleta →
- Desmontaje
- Retirada de todo lo instalado y devolución del espacio tal como estaba. Tiene su horario, sus responsables y sus riesgos, y cuenta en el presupuesto tanto como el montaje. Con Planner →
- DMC
- Destination Management Company: empresa local que conoce el destino y organiza allí transporte, alojamiento, actividades y proveedores para grupos que vienen de fuera.
- Ensayo general
- Pase completo del programa en el espacio, con técnica, ponentes y tiempos reales, antes de abrir puertas. Es donde salen los problemas que todavía se pueden arreglar. Con Escaleta →
- Escaleta
- Guion minuto a minuto del evento: qué pasa, a qué hora, cuánto dura, quién lo hace y qué necesita técnica. Es el documento que manda el día del evento. Con Escaleta →
- Fam trip
- Viaje de familiarización que organiza un destino, hotel o DMC para que agencias y organizadores conozcan sus espacios y servicios en persona antes de proponerlos.
- Fecha de liberación (release)
- Día a partir del cual las habitaciones o plazas bloqueadas que no se han confirmado vuelven al hotel o al proveedor. Pasada esa fecha, ya no están garantizadas. Con Contratos →
- Fee de agencia
- Honorarios por el trabajo de idear, coordinar y producir el evento. Puede ser una cantidad fija o un porcentaje sobre los costes, y conviene que se vea separado del resto de partidas. Con Planner →
- Fianza
- Cantidad que se deja en garantía (por ejemplo, al venue) y se devuelve si no hay daños ni incumplimientos. Debe quedar en el contrato cuánto es, cuándo se paga y cuándo se devuelve. Con Contratos →
- Freelance de eventos
- Profesional autónomo que se suma al equipo por proyecto: producción, regiduría, azafatas, técnica o creatividad. Permite crecer en temporada alta sin aumentar la plantilla fija. Con Bolsa Freelance →
- Fuerza mayor
- Cláusula que libera de responsabilidad cuando un hecho imprevisible e inevitable (catástrofe, cierre por autoridades) impide celebrar el evento. Debe definir qué se considera fuerza mayor y qué pasa con lo ya pagado. Con Contratos →
- Hora dorada
- Momento poco antes de la puesta de sol en el que la luz es cálida y suave. Se tiene en cuenta para colocar ceremonias, cócteles exteriores o fotos de grupo. Con Meteo Murphy →
- Hospitality
- Atención a invitados VIP, clientes o ponentes en un evento: zona reservada, catering propio, acompañamiento y detalles. También el programa de invitados en eventos deportivos o culturales.
- Inscripción
- Proceso por el que un asistente se apunta al evento y deja sus datos: formulario, confirmación, plazas y, a veces, pago. Es también la primera experiencia del evento. Con Forms →
- IVA
- Impuesto sobre el valor añadido que se aplica a cada servicio. En eventos no todas las partidas llevan el mismo tipo, así que conviene calcularlo línea a línea y no al total. Con Planner →
- Kick-off
- Evento de arranque de año, temporada o proyecto en el que una empresa reúne a su equipo para presentar objetivos y alinear a todos. Suele mezclar plenaria, talleres y una actividad o cena. Con Forms →
- Landing de inscripción
- Página web del evento con la información clave y el formulario para apuntarse. Lleva la marca del cliente y es lo primero que ve el invitado. Con Forms →
- Lastres
- Pesos que se colocan en carpas, estructuras o pantallas exteriores para que el viento no las mueva. Se calculan según el elemento y la previsión de rachas. Con Meteo Murphy →
- Lista de espera
- Lista de personas que se apuntan cuando ya no quedan plazas. Si alguien se da de baja, entra el siguiente por orden. Con Forms →
- Margen
- Lo que queda tras restar los costes al precio de venta, expresado como porcentaje del precio de venta. Es la cifra que dice si un evento es negocio o solo trabajo. Con Planner →
- Markup
- Porcentaje que se suma al coste para fijar el precio de venta. Un markup del 25 % no equivale a un margen del 25 %: sobre el precio final, ese margen es del 20 %. Con Planner →
- Mesa imperial
- Mesa larga y rectangular formada por varias mesas unidas, con los invitados a ambos lados. Da una imagen de gran banquete y funciona bien en fincas y espacios alargados. Con Scenes →
- MICE
- Siglas de Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions: el turismo de reuniones, incentivos, congresos y ferias. Es como se conoce al segmento de eventos profesionales y corporativos.
- Montaje
- Instalación de todo lo necesario en el espacio antes del evento: estructuras, técnica, decoración y mobiliario. Se planifica por días y horas, con accesos, proveedores y responsables. Con Planner →
- Montaje banquete
- Disposición de la sala con mesas, normalmente redondas, para comer o cenar sentados. Ocupa mucho más espacio por persona que un teatro o un cóctel. Con Scenes →
- Montaje cóctel
- Disposición con la gente de pie, mesas altas, barras y algún punto para sentarse. Es el formato que más personas admite en una sala y el que más favorece el networking. Con Scenes →
- Montaje en U
- Mesas en forma de U con los asistentes por fuera y el ponente o la pantalla en el lado abierto. Va bien para grupos pequeños que tienen que debatir. Con Scenes →
- Montaje escuela
- Filas de mesas con sillas mirando al escenario, como en un aula. Es el formato para formaciones o sesiones en las que los asistentes toman notas o usan portátil. Con Scenes →
- Montaje teatro
- Filas de sillas sin mesa orientadas al escenario. Es el que más gente sienta en una sala y el habitual en plenarias, presentaciones y conferencias. Con Scenes →
- Muelle de carga
- Acceso para camiones y furgonetas por el que entra el material al venue. Sus horarios, medidas y turnos condicionan todo el plan de montaje. Con Planner →
- NDA (acuerdo de confidencialidad)
- Contrato por el que las partes se comprometen a no revelar información del evento o del cliente: lanzamientos, cifras, ponentes o invitados. Con Contratos →
- Networking
- Contacto profesional entre asistentes. En un evento se diseña con tiempos, espacios y herramientas que lo facilitan, desde el coffee break hasta las tarjetas con QR. Con Tarjetas de Visita →
- No-show (no presentado)
- Persona confirmada que no aparece el día del evento, o reserva de hotel que no se usa. Los contratos con hotel y catering suelen fijar qué se paga por ellos. Con Contratos →
- Pantalla LED
- Pantalla formada por módulos que se montan al tamaño que se necesite. Da más brillo que un proyector y se ve bien con luz de día, pero pide estructura, potencia eléctrica y tiempo de montaje. Con Scenes →
- Partida
- Cada línea del presupuesto: un servicio o coste con su cantidad, precio, IVA y proveedor. Agrupadas, dan el total y el margen del evento. Con Planner →
- Patrocinio
- Acuerdo por el que una marca aporta dinero o servicios a un evento a cambio de visibilidad y contrapartidas. Hay que detallar en el contrato qué recibe exactamente. Con Contratos →
- Pax
- Abreviatura de personas o asistentes. «Cena para 120 pax» significa 120 comensales. Es la unidad con la que se calculan casi todas las partidas por persona. Con Planner →
- Photocall
- Fondo con la marca del evento o del cliente delante del que se hacen fotos los invitados. Suele ir en la entrada y necesita buena luz y espacio para hacer cola.
- Plan B
- Alternativa preparada de antemano por si algo falla: lluvia, un ponente que no llega, un proveedor que cae. Un plan B de verdad tiene presupuesto, responsable y fecha límite para decidir. Con Meteo Murphy →
- Plano a escala
- Dibujo del espacio con sus medidas reales sobre el que se colocan mesas, escenario y mobiliario. Evita sorpresas de aforo, pasillos y salidas de emergencia. Con Scenes →
- Presupuesto
- Documento con todos los costes y precios del evento, sus impuestos, el fee y el total. Hay una versión para el cliente y otra interna, con los márgenes. Con Planner →
- Proveedor
- Empresa o profesional que presta un servicio al evento: venue, catering, técnica, transporte, decoración, artistas. Cada uno debería tener su contrato o su aceptación por escrito. Con Contratos →
- Regiduría
- Equipo que coordina lo que pasa en el escenario y alrededor durante el evento: entradas y salidas, ponentes, tiempos y avisos. Siguen la escaleta y avisan de cada cambio. Con Escaleta →
- Render
- Imagen generada por ordenador de cómo quedará el espacio montado. Ayuda a vender una propuesta al cliente antes de que exista nada físico. Con Planner →
- RFP
- Request for proposal: petición formal de propuesta que un cliente envía a varias agencias o venues con sus requisitos. Se responde con concepto, montaje y presupuesto. Con Planner →
- RGPD
- Reglamento europeo de protección de datos. En eventos afecta a la recogida de datos en la inscripción, a la cesión de imagen y a qué se envía al hotel o al venue. Con Forms →
- Rider técnico
- Documento en el que un artista, grupo o ponente detalla lo que necesita: sonido, luces, escenario, camerino, tiempos de prueba. Se adjunta al contrato y se pasa a técnica. Con Contratos →
- Rooming list
- Lista de quién duerme en cada habitación, con fechas de llegada y salida y los datos que pide el hotel para el check-in. Se envía al hotel antes de la fecha de liberación. Con Forms →
- RSVP
- Confirmación de asistencia a una invitación (del francés «répondez s'il vous plaît»). Además del sí o no, suele recoger acompañante, menú y alergias. Con Forms →
- Runner
- Persona del equipo que hace recados, recogidas y cambios de última hora durante el montaje y el evento. Puesto habitual para empezar en eventos. Con Bolsa Freelance →
- Seating plan
- Plano que asigna a cada invitado su mesa y, a veces, su silla. Se hace pensando en protocolo, grupos y menús especiales, y se exporta para recepción y catering. Con Scenes →
- Seguro de responsabilidad civil (RC)
- Póliza que cubre los daños que el evento o su organización puedan causar a terceros o al espacio. Muchos venues la piden antes de dejar montar. Con Contratos →
- Semáforo de riesgos
- Forma de clasificar lo que puede fallar en verde, ámbar o rojo según probabilidad e impacto. Sirve para decidir dónde poner plan B y a quién avisar. Con Meteo Murphy →
- Show caller
- Persona que dirige el directo desde control y da cada cue a luces, sonido, vídeo y escenario siguiendo la escaleta. En eventos grandes es quien manda en el show. Con Escaleta →
- Site inspection
- Visita técnica al venue o al destino antes del evento para comprobar espacios, accesos, medidas, técnica y servicios. Es donde se detectan los problemas que no salen en el dossier.
- Speaker (ponente)
- Persona que interviene en el programa: conferencia, mesa redonda o presentación. Necesita briefing, tiempos claros, prueba técnica y, a menudo, un contrato con sus condiciones. Con Contratos →
- Staff de evento
- Todo el personal que trabaja el día del evento: producción, azafatas, técnicos, seguridad, regiduría. Hay que planificar turnos, comidas, acreditaciones y briefing previo. Con Bolsa Freelance →
- Tarifa por jornada
- Lo que cobra un freelance por un día de evento con un número de horas pactado. A partir de ahí se pagan horas extra. Con Bolsa Freelance →
- Tarjeta de visita digital
- Versión digital de la tarjeta de contacto, que se comparte con un QR o una tarjeta NFC y se actualiza sin reimprimir. Muy útil en ferias y eventos de networking. Con Tarjetas de Visita →
- Team building
- Actividad pensada para reforzar la relación y la colaboración de un equipo: retos, juegos, voluntariado, gastronomía o deporte. Funciona cuando tiene un objetivo claro y no solo es ocio. Con Forms →
- Venue
- Espacio donde se celebra el evento: hotel, palacio de congresos, finca, nave, restaurante o espacio singular. Su elección condiciona aforo, logística, técnica y presupuesto.
- Viaje de incentivo
- Viaje que una empresa regala a sus mejores empleados, comerciales o distribuidores como premio. Combina destino, actividades exclusivas y momentos de marca. Con Forms →
- Vídeo de propuesta
- Grabación corta en la que se explica una propuesta, un plano o un presupuesto mientras se enseña en pantalla. Ahorra reuniones y deja la explicación por escrito y en voz. Con Plató Murphy →
- Wow moment
- Momento del evento diseñado para sorprender y que la gente recuerde: una revelación, un espectáculo, un cambio de espacio. Funciona si conecta con el concepto, no si va suelto.
A
B
C
D
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H
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S
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