Checklist para organizar un evento corporativo, semana a semana

Para organizar un evento corporativo sin sustos, trabaja por fases con fecha fija hacia atrás desde el día D: 12 semanas antes cierras briefing, presupuesto y venue; 8 semanas antes, contratos y apertura de inscripciones; 4 semanas antes, seating, escaleta y equipo; la última semana, confirmaciones y plan B; el día D, directo; y después, cierre económico, que es donde se sabe si el evento ha salido bien de verdad. Este checklist recorre cada fase con lo que hay que tener hecho y qué herramienta usar.

Lo pensamos para una convención, un kick-off o una cena de gala de 100 a 300 personas. Si tu evento es más pequeño, comprime plazos; si es un congreso con viaje, estíralos.

Antes de empezar: las tres reglas del checklist

1. Cada tarea tiene un responsable con nombre. «El equipo» no es un responsable.
2. Cada fase tiene un entregable que el cliente valida. Si no lo valida, no pasas a la siguiente.
3. Un solo sitio para cada cosa. Un presupuesto, una lista de invitados, una escaleta. Las copias son el origen de casi todos los desastres.

T-12 semanas: briefing, presupuesto y venue

Es la fase donde se decide si el evento va a ser rentable. Lo que aquí se hace mal, se paga en todas las demás.

Briefing

• Objetivo del evento en una frase (motivar, lanzar, celebrar, alinear).
• Público: quién viene, de dónde, cuántos y con qué perfil.
• Fecha, horario aproximado y ciudad.
• Presupuesto orientativo del cliente, aunque sea una horquilla.
• Quién decide en el cliente y quién paga.
• Imprescindibles y líneas rojas (marca, contenidos, protocolo).

Presupuesto

• Partidas por persona y globales separadas.
• Margen por partida, fee de agencia e IVA por partida.
• Precio por persona con y sin IVA.
• Al menos dos versiones guardadas (por ejemplo, dos venues).

Aquí usamos el Planner: partidas con IVA, fee y margen recalculados al instante, versiones para negociar y PDF para el cliente sin tus márgenes. Si quieres el detalle, tenemos una guía específica sobre cómo hacer el presupuesto de un evento.

Venue y fecha

• Tres opciones de venue con capacidad real para el formato (teatro, banquete, cóctel).
• Visita técnica: accesos, muelle de carga, potencia eléctrica, horarios de montaje.
• Opción bloqueada por escrito con fecha de caducidad.
• Si hay exterior, mira la tendencia y el histórico de 20 años de la franja en Meteo Murphy (gratis) y presupuesta el plan B desde ya, no la semana antes.

Entregable T-12: propuesta con concepto, venue y presupuesto aprobados.

T-8 semanas: contratos, proveedores e inscripciones

Contratos

• Contrato o aceptación de presupuesto con el cliente, con calendario de pagos y política de cancelación.
• Contratos con venue, producción técnica, catering y artistas o speakers.
• Bloqueo de habitaciones si hay alojamiento, con fechas de liberación.
• Rider técnico y presupuestos como anexos.
• Seguro de responsabilidad civil revisado.

En Contratos partes de modelos para organización, proveedor, venue, artista, speaker, freelance o bloqueo de habitaciones, activas las cláusulas que tocan (cancelación, fuerza mayor, exterior, fianza) y se firma con código. Son modelos orientativos: revísalos siempre con tu asesor o abogado.

Proveedores

• Confirmación por escrito de cada proveedor con lo que incluye y lo que no.
• Horarios de montaje y desmontaje cruzados con los del venue.
• Primera versión del montaje por días: día -1, día D, desmontaje.

Inscripciones

• Landing y formulario con la marca del cliente.
• Preguntas útiles: dietas y alergias, autobús, talla de camiseta, actividades con plazas.
• Casillas de privacidad y de imagen, y acuerdo de tratamiento de datos firmado por el cliente.
• Email de confirmación automático.
• Enlace de revisión para que el cliente apruebe la landing antes de publicar.

Forms tiene plantillas de convención, kick-off, gala y team building con preguntas que solo salen si tocan, plazas por actividad y lista de espera, y un enlace de seguimiento para que el cliente vea las cifras en vivo.

Entregable T-8: proveedores contratados e inscripciones abiertas.

T-4 semanas: espacio, equipo y escaleta

Espacio y seating

• Plano del venue a escala con escenario, pantallas, barras y zonas.
• Formato de sala validado con el cliente y con técnica.
• Seating si hay cena: mesas numeradas, grupos y protocolo.
• Lista de material para el rental.

En Scenes subes el plano (PDF, imagen o DXF), lo calibras con una medida conocida y colocas los elementos a tamaño real. Para la cena pegas la lista de inscritos, sientas automáticamente por grupos y el cliente puede ajustar desde un enlace sin cuenta.

Alojamiento

• Rooming: quién duerme dónde, con las peticiones de con quién compartir.
• Rooming list para el hotel con los datos de check-in que pida.

Si las inscripciones van por Forms, el tablero de Rooming coloca a los confirmados en habitaciones y saca el Excel o PDF para el alojamiento.

Equipo

• Staff calculado por funciones: azafatas, regiduría, técnicos, coordinación.
• Refuerzos contratados con su ficha y su tarifa.
• Briefing de equipo programado.

Si te faltan manos, en la Bolsa Freelance filtras por área, ciudad, idiomas y disponibilidad, descargas el CV y les escribes desde la app.

Contenidos y ponentes

• Programa cerrado con duración de cada bloque.
• Fecha límite para recibir presentaciones.
• Ensayos programados.

Un vídeo de tres minutos explicando a los ponentes cuánto dura su bloque y cómo mandar la presentación ahorra veinte correos. Lo grabamos con Plató: pantalla y cámara a la vez, con tu marca.

Escaleta

• Primera versión con horas encadenadas, responsables y equipos.
• Puntos fijos marcados (apertura de puertas, entrada del CEO, cena).

Entregable T-4: plano, seating, rooming y escaleta en borrador validados.

T-1 semana: confirmar todo y preparar el plan B

• Cierre de inscripciones y lista final de confirmados.
• Recordatorio a los que no han completado datos.
• Dietas y alérgenos enviados al venue y al catering, con recuento.
• Seating final y menús especiales por mesa.
• Acreditaciones impresas por tipo de invitado.
• Escaleta final repartida a técnica, catering, azafatas y cliente.
• Previsión meteo con los modelos de alta resolución y decisión sobre el plan B.
• Teléfonos de todos los proveedores en una sola lista.
• Kit de producción: cinta, bridas, cargadores, impresora, botiquín.
• Revisión del presupuesto: extras aprobados por escrito.

Forms saca el PDF de dietas y alérgenos para el venue y las acreditaciones para imprimir con marcas de corte. Scenes exporta la lista por mesa, el índice alfabético para recepción y los menús especiales para catering.

Entregable T-1: todo el mundo sabe qué hace, dónde y a qué hora.

Día D: puerta y directo

• Llegada de producción con margen sobre el primer proveedor.
• Check de montaje contra el plano y la lista de material.
• Prueba técnica completa con contenidos reales.
• Puerta abierta con varias líneas de entrada si el aforo lo pide.
• Escaleta en directo: cada hito marcado, retrasos comunicados.
• Una persona dedicada solo a incidencias.
• Fotos y vídeo de backstage para el cierre.

En Forms abres varias líneas de check-in con QR desde distintos móviles, sin cuenta y sin que nadie entre dos veces. En la Escaleta, el modo En directo enseña ahora y siguiente, regiduría marca cada hito desde el móvil y el cliente sigue el programa en su enlace sin ver las notas internas.

Si en el evento hay networking, el equipo puede compartir su contacto y escanear tarjetas de papel con Tarjetas de Visita, que las agrupa por evento.

Post evento: cierre económico y aprendizaje

El evento no acaba cuando se apagan las luces. Acaba cuando sabes cuánto has ganado.

Primera semana

• Agradecimiento a asistentes y ponentes.
• Encuesta de satisfacción corta.
• Material gráfico entregado al cliente.
• Reunión interna de lo que salió bien y lo que no, con notas.

Cierre económico

• Todas las facturas de proveedores recibidas y cotejadas con lo contratado.
• Extras aprobados facturados al cliente.
• Partida actualizada con los costes reales.
• Beneficio y margen reales frente a los presupuestados.
• Proyecto marcado como cerrado.

En el Planner actualizas la partida con los costes finales y comparas con la versión aprobada. Además marcas cada proyecto como Ganado o Perdido y ves el resumen del año: facturado, beneficio y margen de lo ganado.

Entregable post: informe al cliente y cierre interno con margen real.

Errores que vemos en casi todos los eventos corporativos

• Empezar por el venue antes de cerrar el briefing. Acabas adaptando el objetivo al sitio.
• No guardar versiones del presupuesto. Cuando el cliente vuelve a la opción A, ya no existe.
• Abrir inscripciones sin acuerdo de datos. Te conviertes en responsable de algo que no es tuyo.
• Escaleta sin puntos fijos. Todo se mueve y nadie sabe qué no se puede mover.
• Plan B sin presupuestar. Si no está en el presupuesto, el día D no existe.
• Saltarse el cierre económico. Repetirás los mismos errores de margen en el siguiente.

Tu siguiente paso

Copia este checklist en tu próximo proyecto y pon una fecha real a cada fase contando hacia atrás desde el día D. Luego asigna un responsable con nombre a cada línea. Si quieres tenerlo todo en el mismo sitio, empieza creando el proyecto en el Planner: el presupuesto, el montaje por días y la agenda que luego importas a la escaleta salen de ahí.