Team building temático para 250 personas en un castillo: caso Movistar

En el team building de Juego de Tronos para Movistar, 250 invitados organizados durante meses en clanes y casas vivieron un día entero dentro de la serie en el Castell de Sant Gregori, en Girona: desfile con estandartes, duelos de caballeros, arquería, jabalina, castellers, un set de rodaje y una cena temática con brindis de hidromiel. Producir algo así es coordinar un ejército pequeño. Aquí desgranamos las piezas y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

Según el texto público del evento, el objetivo era crear un team building temático que fusionara competición, inmersión y entretenimiento en un entorno épico. Las cifras y el formato:

Pieza	Lo que hubo
Asistentes	250 invitados de Movistar
Venue	Castell de Sant Gregori, Girona
Organización previa	Meses repartiendo a los invitados en clanes y casas, con banderas
Actividades	Desfile de clanes, duelos de caballeros, tiro con arco, jabalina, castellers
Reto estrella	Set de rodaje profesional: cada equipo recreaba una escena de la serie
Show	Trono de Hierro, ilusionismo, actuaciones en vivo, música épica
Gastronomía	Cena temática tipo banquete, brindis con hidromiel

El reto: que cada persona esté en su casa correcta, a la hora correcta, en la estación correcta.

Las piezas de producción de un evento así

Equipos antes que actividades

Un team building por clanes funciona si el reparto está cerrado antes del día. Eso implica recoger datos de cada invitado (dietas, tallas si hay vestuario o estandartes, necesidades especiales), asignar casa y comunicársela. Si se hace en la puerta, la primera hora se va en buscar a la gente.

Estaciones simultáneas

Duelos, arquería, jabalina y castellers no caben a la vez para 250 personas. Lo normal es rotar equipos por estaciones con tiempos fijos, un responsable por estación y un margen entre rotaciones para que nadie se quede esperando con el arco en la mano.

El rodaje como reto

Un set donde cada equipo recrea una escena pide guion, vestuario, cámara y un turno por equipo. Es la estación que más se alarga.

Show y banquete

Trono de Hierro, ilusionismo, música en directo y cena temática: cada proveedor con su rider, su montaje y su entrada en escena. Y una cena para 250 personas con menús especiales y alergias que el catering tiene que recibir por mesa.

Exterior en un castillo

Actividades al aire libre significan meteorología. Un plan B que no se decide a tiempo no es un plan B.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Esto es lo que haríamos nosotros si mañana nos llegara un briefing parecido. Las cifras de los ejemplos son orientativas.

1. Planner: presupuesto con casas, estaciones y show

En el Planner crearías el proyecto para 250 personas y montarías la partida separando gastos por persona (cena, hidromiel, vestuario) de globales (castillo, set de rodaje, Trono, ilusionista, música). Antes de recortar nada, duplicas versión: inicial, ajustada, final. En Montaje y agenda organizas el día -1 y el día del evento; si el castillo te manda los horarios de carga por email, lo pegas y la IA lo convierte en líneas.

2. Forms: inscripción con casa, talla y dieta

Con la plantilla de team building de Forms montarías la landing con la estética de la convocatoria (por ejemplo, un texto de bienvenida a los reinos). Preguntas útiles:

1. Datos de contacto y empresa.
2. Talla, si hay vestuario o capa.
3. Dietas y alergias para el banquete.
4. Actividad preferida, con plazas por actividad si alguna tiene límite.
5. Autobús, si hay traslado.

Los que no contestan reciben su enlace personal. El cliente sigue las cifras en vivo desde su enlace de seguimiento. Los capitanes de cada casa pueden ir marcados con la estrella VIP, renombrada como quieras.

3. Scenes: el banquete por casas

En Scenes subirías el plano de la sala del banquete, lo calibrarías con una medida conocida y colocarías mesas imperiales, escenario y la zona del Trono. Pegas la lista exportada de Forms con una columna de grupo = casa, pulsas Sentar automático y cada casa queda junta. Luego sacas la lista por mesa, el índice alfabético para recepción y los menús especiales para catering.

4. Escaleta: rotaciones que no se comen la cena

En la Escaleta importarías la agenda del Planner y montarías el día con horas encadenadas: desfile, rotación 1, rotación 2, rodaje, show, cena. Fijas con chincheta lo que no se mueve (por ejemplo, el inicio de la cena) y etiquetas por equipos: regiduría, técnica, catering, actores. El día del evento, regiduría marca cada hito desde el móvil y ves al momento si el rodaje se está comiendo veinte minutos. El cliente sigue el programa desde su enlace, sin ver las notas internas.

5. Meteo Murphy: decidir el plan B con días de margen

Con Meteo Murphy escribes el nombre del castillo y la franja de las actividades. A largo plazo miras el histórico de 20 años para esa semana; según se acerca la fecha, el consenso de modelos y el semáforo para formato exterior. Si salen rachas, sabes con tiempo si la arquería se mueve o se protege.

Lecciones que nos llevamos

• El reparto en equipos es producción, no un detalle. Si está cerrado antes, el día empieza a la hora.
• Las estaciones simultáneas viven o mueren por el reloj. Un responsable por estación y una escaleta común.
• El reto estrella siempre se alarga. Dale margen en la escaleta y un plan para recuperarlo.
• El catering necesita los menús por mesa, no un recuento global.
• En exterior, el plan B se presupuesta desde la primera versión, aunque al final no se use.

Lo que revisaría mañana si tuviera este briefing

1. ¿Tengo el reparto por casas en una columna que pueda pegar en el seating?
2. ¿Cada estación tiene responsable, duración y margen en la escaleta?
3. ¿El rodaje tiene un turno fijo por equipo?
4. ¿El catering tiene alergias por mesa?
5. ¿He mirado el histórico meteo de esa semana en el castillo?