Congreso de branding de dos jornadas para 150 personas: caso Frontify

Paradigms con Frontify reunió a 150 invitados durante dos jornadas en el espacio Xavier Corberó, en Barcelona, para explorar el presente y el futuro del branding con ponencias de primer nivel, gastronomía de autor, networking y experiencias inmersivas. Producir un congreso así no es llenar una sala de sillas: es conseguir que un venue con mucha personalidad trabaje a favor del contenido durante dos días seguidos. Aquí van las piezas y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

El texto público del evento lo resume así: convertir Paradigms en un referente del branding y la innovación, llevando a los asistentes a un nivel superior en conocimiento y conexiones.

Pieza	Lo que hubo
Asistentes	150 invitados de Frontify
Venue	Xavier Corberó, Barcelona, un espacio de arquitectura singular
Duración	Dos jornadas intensas
Contenido	Ponencias de primer nivel sobre tendencias de branding
Experiencia	Gastronomía de autor, networking, dinámicas y retos

El venue no fue un decorado: su arquitectura y su atmósfera formaban parte del mensaje. Eso cambia la producción, porque no trabajas sobre una sala neutra, sino sobre un espacio que hay que leer antes de colocar nada.

Las piezas de producción de un evento así

Un venue singular, no un salón de hotel

Los espacios de autor tienen recorridos, alturas, rincones y límites que no salen en una ficha técnica. Ponencias, comida, networking y dinámicas tienen que repartirse por zonas, y cada zona necesita su plano y su lista de material.

Dos días, dos ritmos

Un congreso de dos jornadas tiene dos escaletas distintas y un riesgo claro: que el retraso del primer día se convierta en costumbre. La agenda necesita puntos fijos y alguien que mida en directo.

Ponentes de primer nivel

Cada ponente trae su presentación, sus necesidades técnicas y su agenda. Hay que contratarlos, brifearlos y tenerlos localizados el día.

Gastronomía de autor

Cuando la comida forma parte de la experiencia, el catering necesita saber dietas y alergias con tiempo, no en la barra.

Asistentes que vienen a conectar

Con 150 personas y networking como objetivo, la inscripción es el primer filtro: quién viene, de qué empresa, qué le interesa.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Esto es lo que haríamos nosotros con un briefing parecido. Los ejemplos son orientativos.

1. Forms: inscripción de congreso con la marca del cliente

Con la plantilla de congreso de Forms montarías la landing con los colores y tipografías del cliente, en español y en inglés si el público es internacional. Preguntas útiles:

1. Nombre, empresa y cargo, para las acreditaciones.
2. Jornadas a las que asiste (una o dos), con plazas.
3. Dinámicas o talleres con plazas limitadas y lista de espera.
4. Dietas y alergias para la gastronomía.
5. Casillas de privacidad y de imagen.

Antes de publicar, el cliente comenta la landing desde su enlace de revisión. Después sigue las cifras en vivo. El día, check-in con QR desde varios móviles y acreditaciones impresas por tipo de invitado (asistente, ponente, organización).

2. Scenes: leer el venue zona por zona

En Scenes subirías el plano del espacio, lo calibrarías con una medida conocida y prepararías una escena por zona: la sala de ponencias en filas de teatro con escenario y pantallas, la zona de gastronomía y el espacio de networking con barras y sofás. Cada escena saca su Excel de material para el rental. Si quieres enseñarle al cliente cómo quedará, mandas la escena a Render.

3. Contratos: venue, proveedores y ponentes

En Contratos partirías de los modelos de venue, proveedor (catering, técnica) y speaker, activando las cláusulas que tocan: cancelación por cada parte, derechos de imagen, rider técnico. Mandas el borrador para revisar, el ponente completa sus datos y firma con un código que le llega al correo. Son modelos orientativos: revísalos con tu asesor antes de firmar.

4. Plató: briefing a ponentes en vídeo

Con Plató grabarías un vídeo de tres minutos con tu pantalla y tu cámara: duración de cada bloque, formato de la presentación, fecha de entrega y cómo llegar al venue. Un mismo vídeo para todos los ponentes ahorra veinte emails de dudas.

5. Escaleta: dos jornadas en pestañas

En la Escaleta montarías montaje, día 1, día 2 y desmontaje en pestañas. Horas encadenadas para las ponencias y chincheta para lo que no se mueve, como la comida o el cierre. Equipos por colores: técnica, catering, regiduría, azafatas. Regiduría marca cada ponente desde el móvil y ves si vais por delante o por detrás. El cliente sigue el programa en su enlace, con las columnas que elijas.

Lecciones que nos llevamos

• Un venue singular se planifica por zonas, cada una con su plano y su material.
• El primer día marca el ritmo del segundo. Si el día 1 acaba tarde, el día 2 empieza cansado.
• Los ponentes se brifean una vez y bien, con fecha de entrega clara.
• La gastronomía de autor necesita las dietas con antelación, igual que cualquier catering.
• La inscripción también es networking: empresa y cargo bien recogidos hacen mejores acreditaciones y mejores conversaciones.

Tu siguiente paso

Si tienes un congreso de dos días en el horizonte, empieza por tres cosas: la lista de zonas del venue con su uso, la escaleta de los dos días con los puntos fijos marcados y un briefing de ponentes con fecha de entrega. Con eso, el resto se ordena solo.