Rooming list para eventos con hotel: qué pide el hotel y cómo hacerla

Una rooming list es la lista que mandas al hotel con quién duerme en cada habitación, el tipo de habitación, las fechas de llegada y salida de cada persona y los datos que el hotel necesita para el check-in. Se hace a partir de las inscripciones confirmadas, se cuadra con el bloqueo de habitaciones que firmaste con el hotel y se entrega antes de la fecha de release. Lo difícil no es la lista: es que el cliente, los invitados y el hotel la toquen sin que acabes con diez versiones del mismo Excel.

El orden correcto: contrato, inscripción, rooming

La rooming list es el último eslabón de una cadena. Si falla un eslabón anterior, la lista hereda el problema.

1. Bloqueo de habitaciones con el hotel. Cuántas habitaciones, de qué tipo, qué noches, a qué precio, con qué release y qué attrition.
2. Formulario de inscripción con las preguntas que alimentan el rooming: fechas, preferencia de habitación, con quién compartir, datos de check-in (mejor solo a los confirmados).
3. Asignación: quién va en cada habitación.
4. Revisión con el cliente.
5. Envío al hotel antes del release, y control de cambios hasta el check-in.

Si vienes de montar el formulario, en la guía de formulario de inscripción contamos qué preguntar y qué no.

Qué datos pide el hotel para el check-in

Depende del país y del hotel, pero esto es lo que suele hacer falta:

Dato	Por qué
Nombre y apellidos como en el documento	Check-in y registro de viajeros
Tipo de habitación	Asignación del hotel
Con quién comparte	Habitaciones dobles, twin o triples
Fecha de llegada y de salida por persona	No todos llegan y se van el mismo día
Documento (DNI, NIE o pasaporte) y nacionalidad	Registro de viajeros
Fecha de nacimiento	Registro de viajeros
Contacto (teléfono o email)	Lo piden cada vez más hoteles
Observaciones	Cama extra, cuna, llegada tarde, accesibilidad

En España, el registro de viajeros obliga a los alojamientos a recoger bastantes datos de cada huésped (identidad, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, contacto y otros). Pregunta al hotel qué datos exactos quiere y en qué formato antes de abrir el formulario, no la semana del evento.

Lo que no debería ir en la lista del hotel

Alergias, datos de salud, contactos de emergencia y notas internas del cliente. Si el hotel necesita las alergias para el restaurante, mándalas en un listado aparte para cocina, no pegadas al documento de identidad de cada huésped. Cuantos menos datos viajen, menos riesgo.

Tipos de habitación y cómo nombrarlos

Cada hotel tiene su catálogo, pero en grupos nos movemos con estos:

• Individual o DUI (doble de uso individual): una persona en una habitación doble. Lo más habitual en corporativo para directivos.
• Doble matrimonio: una cama grande. Parejas.
• Twin: dos camas separadas. Compañeros de trabajo que comparten.
• Triple: suele ser una doble con cama supletoria. Pregunta siempre si es cama de verdad o plegatín.
• Suite o superior: para el cliente, ponentes o VIP. Cuéntalas aparte en el bloqueo.

Ojo con un clásico: el cliente pide «dobles» y quiere decir twin. Antes de mandar nada, confirma con el cliente y con el hotel qué significa cada tipo.

Compañeros de habitación: preguntar bien para no deshacer

Si hay habitaciones compartidas, pregúntalo en el formulario y bien:

1. «¿Con quién quieres compartir?», en texto libre, con nombre y apellido.
2. «¿Te importa compartir con alguien que no conoces?», para tener margen al cuadrar.
3. Si aplica, «¿Necesitas habitación individual por algún motivo?» (con texto, sin pedir explicaciones médicas).

Problemas típicos: A pide a B y B pide a C. A escribe «Javi» y en la lista hay tres Javier. Alguien pide compartir con una persona que no viene. Por eso las peticiones de compañero se revisan antes de colocar a nadie, no después.

En Forms, el tablero de Rooming detecta sola la pregunta de con quién quieres compartir y reconoce a quién nombran, también con diminutivos. Junto a cada persona sale «Quiere con…» y dónde está esa persona, y al colocar a alguien te ofrece poner también a su compañero o moverlo si ya está en otra habitación. Te ahorra el cruce de nombres a ojo.

Camas extra: lo que cabe y lo que recomiendas

Que en una habitación quepan tres personas no significa que deban ir tres. Nosotros distinguimos dos cifras:

• Máximo que cabe: lo que permite el hotel (camas más supletoria).
• Criterio de la agencia: lo que recomendamos para que la experiencia sea buena.

Ejemplo: en un incentivo con cabañas de 4 camas, el máximo es 4 pero nuestro criterio es 3. Si el grupo crece y hay que meter a una cuarta persona, se puede, pero debe quedar a la vista que va en cama extra, para que el cliente lo decida sabiendo lo que hay.

En el Rooming de Forms das de alta cada tipo con sus fotos, camas, máximo y criterio. Por encima del criterio, la cama sale en naranja como «Cama extra» en el tablero, en el enlace del cliente y en el PDF, y arriba ves cuántas personas van así.

Release, attrition y no-shows: lo que te cuesta dinero

Esto se negocia en el contrato de bloqueo de habitaciones, no en la rooming list, pero la rooming list es la que te dice si vas bien.

Release

Es la fecha en que las habitaciones bloqueadas que no has confirmado con nombre vuelven al hotel sin coste. A veces hay varias fechas escalonadas.

Ejemplo: bloqueo de 60 habitaciones con release a 30 días: lo que no tenga nombre en la rooming list ese día vuelve al hotel. Si a 30 días tienes 52 inscritos con habitación, liberas 8 y te quedas tranquilo.

Attrition

Es el porcentaje que puedes reducir sin penalización después del release. Ejemplo: con un 10 % de attrition sobre 52 habitaciones, puedes bajar hasta unas 47 sin pagar las que no uses. Por debajo, el hotel factura la diferencia según contrato.

No-shows y cambios de última hora

Quién paga si alguien no se presenta, si se cobra la primera noche o todas, y hasta cuándo puedes cambiar nombres sin coste. Todo esto va en el contrato. En Contratos hay un modelo de bloqueo de habitaciones con rooming list, fechas de liberación y no presentados, para que no se quede en un email.

Y lo que se paga aparte

Acuerda con el hotel qué va a la cuenta maestra del cliente (habitación y desayuno, normalmente) y qué paga cada huésped (minibar, room service, parking). Déjalo escrito en la rooming list o en las condiciones del grupo. Si no, el día de la salida hay cola en recepción y una factura que nadie reconoce.

Cómo trabajarla con el cliente sin mil versiones de Excel

El drama habitual: mandas el Excel, el cliente lo reenvía a RRHH, RRHH cambia tres nombres, alguien lo guarda como «rooming_final_v3_BUENO.xlsx» y tú sigues trabajando en la v2. Cómo lo evitamos:

1. Una sola lista, en un solo sitio. La que sale de las inscripciones confirmadas. Nada de copias.
2. El cliente entra por un enlace, no por un adjunto. Puede mover a la gente o solo ver, según lo que decidas, y sin ver emails ni datos personales de nadie.
3. Solo cuentan los confirmados. Quien no ha confirmado no ocupa cama.
4. Fecha de cierre interna unos días antes del release del hotel, para tener margen.
5. El archivo para el hotel se genera al final, cuando está cerrado, con los datos que pide el hotel y ninguno más.
6. Cambios después del envío, por escrito y con fecha, al mismo contacto del hotel.

En Forms el tablero de Rooming funciona así: «Sin habitación» a un lado y las habitaciones agrupadas por tipo, con sus fotos. En ordenador arrastras; en el móvil tocas a la persona y luego la habitación. Si sueltas a alguien encima de otra persona, se intercambian. Con el enlace «Para el cliente», lo puede hacer él sin cuenta. Y para descargar: PDF con fotos por tipo de habitación para el cliente, Excel por persona y el rooming completo para el hotel, eligiendo qué datos van (por defecto los de check-in, con salud, alergias y contactos de emergencia desmarcados).

Errores típicos

• Abrir inscripciones sin haber firmado el bloqueo, y descubrir que el hotel solo tiene twin.
• Pedir los datos de pasaporte a todo el mundo en el primer formulario.
• Contar como alojados a los que aún no han confirmado.
• No mirar el release hasta que ha pasado.
• Mandar al hotel un Excel con alergias, teléfonos de emergencia y notas del cliente.
• Nombres sin apellidos o con apodos («Pepe de ventas»).
• Fechas de llegada iguales para todos cuando la mitad llega el día antes.
• Dejar que el cliente edite su propia copia del Excel.

Plantilla rápida para tu próximo rooming

• Bloqueo firmado: habitaciones por tipo y noche, precio, release, attrition, no-shows y cuenta maestra.
• Hotel consultado: datos exactos y formato de la rooming list.
• Formulario: fechas, preferencia de habitación, con quién comparte, datos de check-in solo a confirmados.
• Tipos dados de alta con camas, máximo y criterio.
• Peticiones de compañero revisadas antes de colocar.
• Cliente revisando por enlace, sin datos personales a la vista.
• Cierre interno fijado antes del release.
• Archivo para el hotel con los datos de check-in y nada más.
• Listado de alergias, aparte, para el restaurante.

Si quieres probarlo con tu próximo grupo, el Rooming está dentro de las respuestas de cualquier formulario de Forms.