Cómo presentar una propuesta de evento en vídeo en 5 minutos

Una propuesta de evento en vídeo es una grabación de 3 a 5 minutos en la que tu pantalla enseña el concepto, el plano y el presupuesto mientras tú sales en una burbuja explicándolo. Funciona cuando el cliente no tiene hueco para una reunión, cuando la propuesta tiene que circular por su dirección sin ti delante, o cuando necesitas que alguien entienda algo visual (un montaje, un timing) sin escribir un email de 800 palabras. La clave es un guion corto con cinco bloques, enseñar solo lo que el cliente va a decidir y cerrar con un siguiente paso concreto.

Cuándo usar vídeo y cuándo no

Situación	¿Vídeo?
Cliente que no encuentra hueco para la reunión	Sí
Segunda versión del presupuesto tras un recorte	Sí
El cliente tiene que reenviarlo a su dirección o a compras	Sí, mucho mejor que un PDF solo
Venue que responde a una RFP con varios montajes	Sí
Instrucciones a ponentes o a freelances	Sí
Primera presentación de una cuenta grande	Mejor en persona, y el vídeo como recordatorio
Negociar precio en caliente o dar una mala noticia	No. Llamada o reunión

El vídeo no sustituye la conversación. Lo que hace es que tu propuesta llegue explicada a quien no estuvo en la reunión, que suele ser quien firma.

Lo que necesitas antes de darle a grabar

• Ordenador, no móvil: grabar pantalla y cámara a la vez se hace desde el escritorio.
• Cámara a la altura de los ojos. Un portátil en la mesa te graba desde abajo; dos libros debajo lo arreglan.
• Luz de frente, nunca una ventana detrás.
• Micro decente. Unos auriculares con micro ya mejoran mucho el del portátil.
• Pestañas preparadas y en orden: concepto, plano, presupuesto. Nada de buscar archivos en directo.
• Notificaciones apagadas. Un aviso de WhatsApp en mitad del presupuesto no es la imagen que buscas.

El guion de 5 minutos

Este es el esquema que usamos en la agencia. Los tiempos son orientativos.

Tramo	Bloque	Qué dices	Qué se ve
0:00 a 0:30	Gancho	El objetivo del cliente, en sus palabras	Portada o moodboard
0:30 a 1:30	Concepto	La idea y por qué responde a ese objetivo	Moodboard, referencias
1:30 a 3:00	Recorrido	Cómo lo vive el invitado, de la llegada al cierre	Plano, seating, render
3:00 a 4:15	Números	Total y reparto por bloques, qué incluye	Presupuesto versión cliente
4:15 a 5:00	Siguiente paso	Qué necesitas que decida y para cuándo	Tu cara, sin pantalla si puedes

Ejemplo de guion (cena de empresa, 150 personas, cifras de ejemplo)

«Hola, Laura. Nos dijiste que queríais una cena que premiara el año sin parecer una gala de corbata. Te lo enseño en cinco minutos.

La idea es un mercado nocturno dentro del hotel: el equipo pasea, come de puestos y los premios se dan en el centro, sin escenario frontal.

Mira el plano. Entráis por aquí, el cóctel ocupa este lateral, y en el centro está la isla de premios. Las mesas altas permiten que nadie quede de espaldas.

Los números: el total sale en unos 18.000 € más IVA. Más de la mitad es catering; el resto, montaje, técnica y animación. Hay una versión ajustada si quitamos la animación.

Lo que necesito: que me confirméis la fecha antes del viernes para bloquear el salón. Te dejo el PDF debajo.»

Fíjate: no hay ni una línea leyendo partidas. Los números se agrupan en bloques y la letra pequeña va en el PDF que acompaña al vídeo.

Qué enseñar en pantalla

El espacio

Lo que mejor funciona en vídeo es lo que en un PDF cuesta entender: el plano a escala, el seating con las mesas numeradas o un render del espacio montado. Recorrer el plano con el ratón mientras dices «entráis por aquí» vale más que tres párrafos.

En Murphy OS, el plano y el seating salen de Scenes y el render se genera con IA a partir del plano, dentro del mismo proyecto.

El presupuesto

Enseña siempre la versión cliente: servicios y totales, sin tus costes ni tu margen. Parece obvio hasta que alguien graba la pestaña equivocada. En el Planner el PDF cliente sale ya sin márgenes y con tu marca; ábrelo antes de grabar y cierra la vista interna.

Si hay versiones (inicial y ajustada, hotel A y hotel B), enséñalas una al lado de la otra y di qué cambia en una frase.

Lo que no hace falta enseñar

Tu bandeja de entrada, tu escritorio, el Excel con fórmulas, cuarenta pestañas abiertas. Todo lo que no ayuda a decidir, distrae.

Caso: venue que enseña sus montajes

Un hotel recibe una RFP para 220 personas. En lugar de mandar tres fichas técnicas, graba tres minutos sobre su propio plano: teatro, escuela y cóctel, uno detrás de otro, diciendo cuánta gente cabe en cada uno, dónde va el escenario y por dónde se sirve el coffee. Después, el presupuesto de sala, coffee breaks y almuerzo con su IVA.

Por qué funciona: el organizador lo reenvía a su cliente tal cual, y el venue llega explicado a una reunión en la que no está. Más ideas para este perfil en venues, hoteles y DMC.

Caso: instrucciones a ponentes

Para una convención con ponentes internos, un vídeo de tres minutos ahorra veinte emails:

1. Cuánto dura su bloque y qué pasa si se alarga (enseña la escaleta con su línea).
2. Cómo mandar la presentación: formato, proporción de pantalla, fecha límite y a quién.
3. Vídeos y audio: incrustados en la presentación o aparte, según lo que pida técnica.
4. Ensayo: día, hora y sala.
5. En el escenario: qué micro llevará, dónde está el cartel de tiempo y por dónde entra.

Lo mandas una vez a todos y lo vuelves a mandar a quien pregunte lo mismo.

Cómo grabarlo sin sufrir

• Una toma, sin edición. Si te equivocas en el minuto uno, repite. Si te equivocas en el cuatro y no es grave, sigue: es un vídeo de trabajo, no un anuncio.
• Guion en bullet points, no leído palabra por palabra. Se nota cuando alguien lee.
• Scroll lento. Lo que para ti es un movimiento rápido de rueda, en vídeo marea.
• Tu marca encima. Una máscara con tu logo hace que el vídeo se vea tuyo aunque lo reenvíen tres veces.
• Míralo entero antes de enviarlo. Una vez, a velocidad normal.

Plató Murphy está pensado justo para esto: tu pantalla en grande, tú en una burbuja redonda y la máscara de tu marca, en el navegador del ordenador y sin instalar nada. Pocos botones: eliges qué grabar, grabas y paras.

Errores que hunden una propuesta en vídeo

• Pasar de 6 minutos. El cliente lo deja a medias y no llega a los números.
• Leer el presupuesto línea a línea. Para eso está el PDF.
• Grabar la vista interna con costes y margen.
• Empezar por vosotros («somos una agencia con 15 años…») en lugar de por su objetivo.
• Cerrar sin pedir nada. Sin una fecha de decisión, el vídeo se queda en «muy chulo, lo vemos».
• Mandarlo sin texto. El email que lo acompaña necesita tres líneas: qué es, cuánto dura y qué decisión esperas.

Tu siguiente paso

Coge la próxima propuesta que vayas a mandar en PDF y grábala en vídeo con el esquema de cinco bloques: gancho, concepto, recorrido, números y siguiente paso. Escribe primero las cinco frases clave, prepara tres pestañas y graba. La primera toma no será la buena; la tercera, seguramente sí.