Cómo hacer el presupuesto de un evento con IVA, fee y margen

Para hacer el presupuesto de un evento necesitas tres capas separadas: el coste real de cada partida (lo que te cobra el proveedor), el precio de venta de esa partida con su margen y, encima, tu fee de agencia. El IVA se aplica por partida, porque no todos los servicios llevan el mismo tipo, y al final miras dos cifras: cuánto paga el cliente con IVA y cuánto te queda a ti. Si no sabes responder a la segunda en diez segundos, todavía no tienes un presupuesto, tienes una lista de la compra.

Vamos con el método que usamos en producción, con un ejemplo completo de una cena de gala para 150 personas.

Las tres capas de un presupuesto que no te arruina

Capa 1: coste real

Lo que pagas tú. Sin redondeos optimistas y sin «ya lo ajustaremos». Pide presupuesto por escrito a cada proveedor y apunta qué incluye y qué no (montaje, desplazamiento, horas extra, SGAE, cargas eléctricas). La mitad de los sustos de un evento vienen de lo que «no estaba incluido».

Capa 2: precio de venta por partida

Sobre cada coste aplicas tu margen. No tiene por qué ser igual en todas: en una partida donde gestionas mucho (producción técnica, decoración) tiene sentido más margen que en una que solo intermedias (el alquiler del espacio que el cliente ya había elegido).

Capa 3: fee de agencia

Tu trabajo de idear, coordinar, contratar y dar la cara el día D. Puede ir como porcentaje sobre el total de servicios o como cifra cerrada. Lo que no puede es no estar: si no cobras fee, todo tu beneficio depende de márgenes que el cliente va a intentar recortar.

Ejemplo completo: cena de gala para 150 personas

Cifras de ejemplo, redondas y plausibles para una gala corporativa en una ciudad grande de España. Úsalas para entender la mecánica, no como tarifa.

Partida	Coste	Venta	IVA (ejemplo)
Espacio (alquiler de sala)	6.000 €	6.900 €	21%
Catering, menú 95 € coste / 109 € venta × 150	14.250 €	16.350 €	10%
Bebida y barra 2 h, 25 € / 29 € × 150	3.750 €	4.350 €	10%
Producción técnica (sonido, luz, pantalla)	5.500 €	6.300 €	21%
Decoración y floral	3.200 €	3.700 €	21%
Música (DJ + grupo en directo)	2.800 €	3.200 €	21%
Staff (4 azafatas + 2 coordinadores)	1.420 €	1.650 €	21%
Transporte (2 autocares)	1.100 €	1.250 €	21%
Fotógrafo	900 €	1.050 €	21%
Total servicios	38.920 €	44.750 €

Ahora sumamos el fee y el IVA:

Concepto	Importe
Total servicios (venta)	44.750 €
Fee de agencia (10% sobre servicios)	4.475 €
Base imponible	49.225 €
IVA 10% sobre catering y bebida (20.700 €)	2.070 €
IVA 21% sobre el resto de partidas y el fee (28.525 €)	5.990,25 €
Total con IVA	57.285,25 €
Precio por persona sin IVA	328,17 €
Precio por persona con IVA	381,90 €

Y la parte que no ve el cliente:

Lo que te queda	Importe
Margen en partidas (44.750 € − 38.920 €)	5.830 €
Fee	4.475 €
Beneficio bruto	10.305 €
Margen sobre la base sin IVA	20,9%
Markup sobre el coste	26,5%

Ojo con dos cosas de esta tabla. La primera: el IVA es dinero de Hacienda, no tuyo, así que el margen se calcula siempre sin IVA. La segunda: los tipos de IVA son de ejemplo. Cómo tributa cada servicio depende de si facturas en nombre propio o como mediador, de si aplicas algún régimen especial y del país. Ponlo partida a partida y confírmalo con tu gestor antes de mandar nada.

Margen vs markup: el error que se come tu beneficio

Es la confusión más cara del sector. Lo explicamos con 100 €:

• Markup (sobre coste): compras a 100 €, le sumas un 25% y vendes a 125 €.
• Margen (sobre venta): de esos 125 €, te quedan 25 €, que es un 20% del precio de venta.

Mismo dinero, dos porcentajes distintos. Si en la agencia alguien dice «trabajamos al 25%» y otra persona entiende margen cuando era markup, el presupuesto sale con cinco puntos menos de lo previsto. En un evento de 50.000 €, eso son 2.500 € que desaparecen sin que nadie se dé cuenta.

Las dos fórmulas que conviene tener a mano:

1. Margen = markup ÷ (1 + markup). Un markup del 15% es un margen del 13%.
2. Precio para un margen objetivo = coste ÷ (1 − margen). Si quieres un 20% de margen sobre un coste de 38.920 €, el precio sin IVA es 48.650 €.

Decide en el equipo qué palabra usáis y para qué, y que el presupuesto enseñe las dos cifras. Así se acaban las discusiones.

Cómo montar el presupuesto paso a paso

1. Parte del briefing, no del Excel del último evento. Número de asistentes, formato, fecha, ciudad, objetivo del cliente y presupuesto orientativo si lo hay.
2. Lista de partidas por bloques: espacio, restauración, producción técnica, escenografía y decoración, contenidos y animación, staff, logística y transporte, comunicación, extras.
3. Separa costes por persona y costes globales. El catering escala con los asistentes; el escenario no. Si el cliente pasa de 150 a 120 personas, quieres ver al momento qué baja y qué no.
4. Pide presupuestos y apunta lo que no incluyen. Horas extra de personal, montaje la noche anterior, recargo nocturno, cargas eléctricas.
5. Aplica margen por partida según el trabajo que te da cada una.
6. Añade el fee como porcentaje o cifra cerrada.
7. IVA por partida, nunca un 21% plano sobre todo.
8. Revisa precio por persona, que es lo que el cliente compara mentalmente.
9. Comprueba beneficio y margen sin IVA antes de enviar. Si el margen sale por debajo de lo que necesitáis, no lo mandes «para ver qué dice».

En el Planner de Murphy OS este flujo está montado así de serie: ingresos, gastos por persona, globales, staff y extras, IVA por partida, fee y comisiones, y totales, beneficio y margen se recalculan al instante cada vez que tocas una cifra.

Versiones para negociar sin regalar tu trabajo

El cliente siempre pide bajar. La pregunta es qué bajas. Antes de recortar, duplica el presupuesto: inicial, ajustada, final. Así puedes comparar y volver a la que funcionaba.

Con nuestra gala, el cliente pide quedarse por debajo de 45.000 € sin IVA. Dos caminos:

Versión	Base sin IVA	Beneficio	Margen
A. Inicial	49.225 €	10.305 €	20,9%
B. Bajar el fee al 4% sin tocar nada más	46.540 €	7.620 €	16,4%
C. Ajustar alcance (solo DJ, floral más sencillo, barra 1,5 h, 1 autocar) y mantener fee del 10%	44.797,50 €	9.477,50 €	21,2%

La versión B ni siquiera llega al objetivo y te deja un margen peor. La C baja casi 4.500 € y mantiene tu margen, porque recorta alcance, no tu trabajo. Esa es la regla: primero se toca el alcance, después las partidas, y el fee lo último. Y cuando lo defiendas, enseña qué cambia para el invitado, no solo la cifra.

Un truco que nos funciona: grabar un vídeo corto recorriendo las dos versiones mientras las enseñas en pantalla. El cliente lo ve con su director financiero y llega a la reunión con la decisión medio tomada.

PDF para el cliente sin tus márgenes

El documento que recibe el cliente y el que usa tu equipo no son el mismo. El del cliente lleva:

• Servicios descritos con claridad (qué incluye cada partida).
• Precio de venta por partida o por bloque.
• Fee, si lo presentas aparte (hay agencias que lo integran en partidas; ambas opciones son válidas si las tienes claras).
• Base, IVA desglosado y total.
• Condiciones: validez de la oferta, forma de pago, qué pasa si cambia el número de asistentes.

El interno lleva además costes de proveedor, margen por partida, beneficio y notas. El error clásico es mandar el Excel interno «escondiendo columnas». Tarde o temprano alguien las despliega.

Con el Planner sacas PDF cliente con tu marca y sin márgenes, PDF interno y Excel para el equipo desde el mismo proyecto, sin copiar nada a mano.

Errores típicos que vemos cada temporada

• Calcular el margen con IVA incluido. Te crees más rico de lo que eres.
• Un solo tipo de IVA para todo. Te equivocas en el total y el cliente lo detecta.
• No separar costes por persona. Cuando cambia el número de asistentes, rehaces todo.
• Olvidar el staff propio. Coordinadores, regiduría y horas de montaje también cuestan.
• Sin partida de imprevistos interna. No la enseñes al cliente si no quieres, pero tenla en tu margen.
• Recortar el fee a la primera. Es lo único que paga tu trabajo pase lo que pase.
• Sobrescribir la versión anterior. Cuando el cliente vuelve a la opción inicial, ya no la tienes.

Checklist antes de enviar el presupuesto

• Todas las partidas tienen coste confirmado por escrito.
• Costes por persona y globales separados.
• Margen aplicado por partida y revisado.
• Fee incluido y visible donde corresponda.
• IVA por partida, validado con el gestor.
• Precio por persona con y sin IVA calculado.
• Beneficio y margen sin IVA dentro de vuestro objetivo.
• Versión guardada antes de cualquier cambio.
• PDF cliente revisado: ni un coste, ni un margen, ni una nota interna.
• Condiciones de pago, validez y cambios de aforo por escrito.

Plantilla rápida para tu próximo presupuesto

Copia esta estructura y rellénala con tus números:

1. Datos: cliente, evento, fecha, ciudad, asistentes.
2. Partidas por persona: catering, bebida, regalos, acreditaciones.
3. Partidas globales: espacio, AV, decoración, música, transporte, foto y vídeo.
4. Staff: propio y externo, con horas.
5. Fee: porcentaje o cifra cerrada.
6. IVA por partida.
7. Resumen interno: coste, venta, beneficio, margen y markup.
8. Resumen cliente: servicios, base, IVA, total y precio por persona.

Si quieres saltarte la parte de montar la hoja, el Planner trae un evento de ejemplo con números reales y plantillas de partidas que puedes duplicar. Empieza por ahí y cambia las cifras por las tuyas.