Cómo diseñar el plano de un evento a escala sin CAD

Para diseñar el plano de un evento a escala sin CAD necesitas un plano del venue (aunque sea una foto o un PDF), una medida real que conozcas para calibrarlo y unas reglas de espacio por persona según el montaje. Con eso colocas escenario, técnica, mesas o filas a tamaño real, reservas pasillos y salidas, y sabes cuántas personas caben de verdad antes de prometerlo en la propuesta. No hace falta saber AutoCAD: hace falta saber medir y no mentirse con los metros.

En la agencia hemos visto propuestas con «capacidad 300» que, con escenario, control y pasillos, se quedaban en 210. Esta guía es para que eso lo descubras tú en la oficina y no el cliente en la puerta.

1. Consigue el plano bueno (y desconfía de él)

Pide al venue el plano más reciente. Lo normal es que te llegue uno de estos:

• DXF o DWG de arquitectura: el mejor. Si es DWG, pide que lo exporten a DXF o PDF, que son dos clics desde cualquier CAD.
• PDF de planos con cotas: muy bueno.
• JPG o PNG del dossier comercial: sirve, pero suele estar deformado o sin escala.
• Nada: toca medir. Con un medidor láser y 20 minutos tienes las paredes, columnas y puertas.

Antes de trabajar, marca en el plano lo que el dossier no cuenta: columnas, radiadores, puertas de servicio, salidas de emergencia, cuadros eléctricos, tomas de corriente, puntos de anclaje o rigging y la altura libre. Una lámpara de araña bonita es también una lámpara que tapa la pantalla.

2. Calibra el plano en dos minutos

Calibrar es decirle al plano cuánto mide algo de verdad, para que todo lo demás quede a escala.

1. Elige la medida más larga que conozcas con certeza: una pared completa es mejor que una puerta. Cuanto más larga, menos error.
2. Marca sus dos extremos y escribe la medida real (por ejemplo, 24,5 m).
3. Comprueba con una segunda medida distinta, en el otro eje. Si una pared de 12 m sale de 11,4 m, el plano está deformado o la cota es mala.
4. Guarda ese plano calibrado como base para todos los eventos en ese salón.

En Scenes subes el plano en PDF, JPG, PNG o DXF, marcas los dos puntos de la pared y trabajas encima a su escala. A partir de ahí, una mesa de 180 cm ocupa 180 cm y una tarima de 8 x 4 m ocupa 8 x 4 m.

3. Medidas y pasillos que conviene tener en la cabeza

Estas cifras son orientativas y sirven para un primer encaje. Los anchos mínimos de evacuación, el número de salidas y el aforo máximo los marca la normativa aplicable y el plan de autoprotección del venue, así que el plano final se valida siempre con el venue.

Elemento	Medida orientativa
Pasillo principal	1,5 a 2 m
Pasillo secundario entre bloques	1,2 m
Filas de teatro (respaldo a respaldo)	90 a 100 cm
Fila de escuela (borde de mesa a borde de mesa)	1 m o más
Entre bordes de mesas redondas	1,5 a 1,8 m
Frente de escenario a primera fila	2 a 3 m
Barra de cóctel	1 camarero cada 50 a 75 invitados (orientativo)
Zona de control técnico	3 x 2 m en salas medianas (ejemplo)
Plaza en mesa	60 a 70 cm por comensal

Regla de trinchera: dibuja primero los pasillos y las salidas, y solo después las sillas. Si lo haces al revés, siempre te «sobra» capacidad que luego no existe.

4. Montajes y capacidades orientativas

La pregunta del cliente siempre es la misma: «¿Cuántos caben?». La respuesta honesta es «depende del montaje», y esta tabla te da un punto de partida.

Montaje	m² por persona (útil)	Ejemplo en 400 m² útiles	Cuándo usarlo
Teatro	0,9 a 1,1	360 a 440	Conferencias, presentaciones, keynotes
Escuela	1,8 a 2	200 a 220	Formaciones con portátil, tomar notas
Banquete (redondas de 10)	1,4 a 1,6	250 a 285	Cenas de gala, bodas
Cabaret (redondas con medio círculo libre)	2 a 2,2	180 a 200	Ponencias con mesa, workshops
Cóctel de pie	0,8 a 1	400 a 500	Networking, aperitivos, after
U o imperial de reunión	3 a 4	100 a 130	Reuniones de trabajo, consejos

Son cifras de ejemplo sobre superficie útil: ya restados escenario, control, barras, buffet y pasillos principales. Si partes de la superficie total del salón, el resultado real baja entre un 20 y un 30 %, según cuánto ocupe la técnica (también orientativo).

Cómo leer la tabla sin engañarte

• Teatro se llena rápido, pero las pantallas mandan: si la última fila está a más distancia de la que permite leer la diapositiva, sobra aforo y falta pantalla.
• Escuela necesita enchufes. Planifica regletas por fila desde el principio.
• Banquete depende del servicio: emplatado necesita más pasillo que buffet.
• Cóctel varía muchísimo: con mesas altas, buffet y DJ, mejor tirar a 1 m² por persona.

5. Escenario y técnica: lo que se coloca primero

En un plano de evento, el orden importa.

1. Escenario: posición según la forma de la sala (normalmente en el lado corto para que la sala sea profunda, o en el largo si quieres cercanía). Marca altura de tarima y escaleras de acceso.
2. Pantallas o LED: tamaño en función de la distancia a la última fila. Comprueba que no las tapa una columna ni una lámpara.
3. Control técnico (FOH): centrado y con línea de visión al escenario. Reserva espacio para la mesa, el operador y el paso de cables.
4. Tiradas de cable y pasacables: por donde pasan, para que no crucen un pasillo de evacuación sin protección.
5. Backstage y acceso de ponentes: un camino que no cruce al público.
6. Después, el público: filas, mesas o mesas altas.

En la biblioteca de Scenes tienes mesas redondas, imperiales y en U, filas de teatro y escuela, barras, sofás, escenario, pantallas LED, buffet, plantas y más elementos, todos a su tamaño. Y con el Excel de material sacas el recuento para el rental: cuántas sillas, mesas, tarimas o pantallas has puesto.

6. El mismo salón con varios montajes

Muchos eventos usan el mismo espacio para cosas distintas: plenaria por la mañana, comida en otra sala, cena de gala por la noche en la plenaria. O un venue recibe una RFP y tiene que proponer tres opciones.

Cómo lo trabajamos:

1. Un plano calibrado base del salón, que no se toca.
2. Una escena por montaje: teatro, escuela, banquete, cóctel. En Scenes duplicas la escena y cada una tiene su propia lista de material.
3. Compara capacidades y material de cada opción antes de proponer. A veces el montaje que más cabe no es el que mejor funciona.
4. Planifica el cambio de montaje (el «flip»): si la sala pasa de teatro a banquete, calcula tiempo, personal y dónde se almacenan las sillas mientras tanto. Ese tiempo va al timing de montaje del Planner.

Para enseñárselo al cliente sin montar una reunión, puedes grabar un recorrido por los montajes sobre el plano con Plató y mandarlo con la propuesta. Y si necesitas imagen, Scenes envía la escena a Render y la IA genera una imagen del espacio montado a partir del plano.

7. Errores típicos con los planos

• Fiarse del dossier comercial. Las capacidades del venue suelen ser máximas teóricas, sin escenario ni técnica.
• No calibrar y colocar mesas «a ojo» sobre un JPG. Todo parece caber hasta el día de montaje.
• Olvidar las columnas y sentar a 30 personas sin ver la pantalla.
• Tapar salidas de emergencia con una barra o un photocall.
• No dejar espacio al control técnico, y que acabe en un pasillo.
• Prometer la capacidad del cóctel para la cena. Son cifras muy distintas.
• Mandar un plano sin versión ni fecha. Al montador le llega la v2 y el catering trabaja con la v4.

Plantilla rápida para tu próximo plano

Antes de mandarlo al cliente o a montaje, comprobamos:

• Plano calibrado y verificado con una segunda medida.
• Columnas, puertas, salidas de emergencia, tomas eléctricas y puntos de rigging marcados.
• Pasillos principales y salidas dibujados antes que el público.
• Escenario, pantallas y control técnico colocados y con visibilidad comprobada.
• Capacidad calculada sobre superficie útil, no total.
• Una escena por montaje si el salón cambia de uso.
• Excel de material exportado y enviado al rental.
• Plano validado por el venue (aforo y evacuación).
• Versión y fecha en el nombre del archivo.

Si tienes un salón que usas a menudo, empieza por ahí: súbelo una vez a Scenes, calíbralo y guárdalo como base. La próxima RFP la contestas en una hora.