Cómo decidir el plan B por lluvia o viento en un evento exterior
Plan B por lluvia o viento sin improvisar: cuándo mirar la previsión, cómo leerla y cómo contárselo al cliente.
Para decidir el plan B de un evento exterior, la decisión no se toma un día: se toma en tres momentos. A tres semanas miras el histórico de esa semana en ese lugar y reservas el plan B con fecha límite; a 72 horas comparas varios modelos y decides con el cliente según una regla pactada (lluvia, rachas, calor); y el día D vigilas el radar y la previsión oficial con una hora de corte clara. Lo que de verdad falla casi nunca es la previsión: es no haber pactado antes quién decide, con qué criterio y cuánto cuesta.
Hemos vivido bodas con el cielo negro a las cinco que salieron perfectas a las siete, y cócteles con sol que se fueron al traste por una racha que nadie miró. Este es nuestro sistema.
1. El plan B se decide antes de mirar el cielo
Antes de abrir ninguna previsión, el plan B tiene que existir en papel:
- Qué es el plan B: sala interior, carpa, toldos, cambio de horario o de orden del programa.
- Cuánto cuesta, y si se paga solo si se activa o se paga igualmente.
- Hasta cuándo se puede activar: la carpa necesita días de montaje, la sala interior puede tener otra reserva.
- Quién decide: tú propones, el cliente aprueba. Con nombre y teléfono.
- Con qué regla: por ejemplo, «si a 72 h la mayoría de modelos da lluvia en la franja de la ceremonia, activamos el plan B».
Mete el plan B como partida opcional en el presupuesto del Planner desde la primera versión. Así el cliente lo ve, lo entiende y no le pilla por sorpresa la factura.
2. Cuándo mirar la previsión (y qué esperar de ella)
| Momento | Qué mirar | Qué decides |
|---|---|---|
| 3 semanas o más | Histórico climático de esa semana y franja | Si reservas carpa o sala, y con qué fecha límite |
| 10 a 7 días | Tendencia de los modelos globales | Avisas al cliente de que hay que vigilar, si toca |
| 72 a 48 horas | Consenso de modelos, alta resolución y previsión oficial | Decisión principal: plan A o plan B |
| 24 horas | Previsión oficial por horas, viento y avisos | Ajustes: lastres, horarios, paraguas, sombra |
| Día D | Radar, previsión oficial, cielo | Hora de corte para lo que aún sea reversible |
A más de una semana, ninguna previsión te dice si lloverá a las 19:00 de un sábado concreto. Lo que sí tienes es el clima: cómo suele comportarse esa semana en ese sitio. En Meteo Murphy, cuando todavía no hay previsión fiable, manda el histórico de 20 años (reanálisis ERA5 de Copernicus) en tu franja y tu semana. Según se acerca la fecha, entran los modelos de alta resolución.
Ojo: a menos de 72 horas, la última palabra la tienen la previsión oficial de tu zona (en España, AEMET) y el radar. Una herramienta de decisión no es una garantía, y conviene decírselo así al cliente.
3. Modelos y consenso: cómo leer la previsión sin volverte loco
Tu cliente te manda una captura con sol y tú tienes otra con lluvia porque cada app usa un modelo distinto. Los grandes modelos (el europeo ECMWF, el GFS de NOAA, el ICON del DWD alemán, Météo-France, Met Office, Environment Canada o el JMA japonés) calculan lo mismo con métodos distintos.
Cómo lo leemos:
- Si casi todos coinciden, la previsión es sólida, aunque sea mala.
- Si se reparten, hay incertidumbre: no decidas aún si puedes esperar, y si no puedes, decide hacia el lado prudente.
- La mediana es mejor guía que el extremo: no planifiques sobre el modelo más pesimista ni sobre el más optimista.
- Mira la franja, no el día: «lluvia el sábado» no es lo mismo que «lluvia el sábado de 4 a 6 de la mañana».
- Mira los milímetros, no solo el porcentaje. Un 70 % de unas gotas es menos problema que un 40 % de chubasco fuerte.
Meteo Murphy consulta esos modelos en vivo para tu venue (no para tu ciudad: un valle y una playa a 20 km pueden tener tiempos muy distintos) y el consenso que te enseña es la mediana. Luego lo pasa por un semáforo según el formato del evento: exterior, carpa o interior.
4. Viento y carpas: el riesgo que casi nadie mira
La lluvia molesta. El viento rompe cosas. Y lo que rompe es lo ligero: photocalls, banderolas, sombrillas, centros de mesa, manteles, pantallas exteriores y estructuras mal lastradas.
Lo que hacemos siempre
- Mirar las rachas, no el viento medio. Un viento medio de 15 km/h con rachas de 45 km/h es otro evento.
- Pedir al instalador el límite de viento de la carpa por escrito, según su certificado y cómo vaya anclada (pica, lastre, sobre césped o sobre piedra).
- Revisar las rachas también en el montaje, no solo durante el evento. Montar una carpa con viento es más delicado que tenerla montada.
- Lastrar de más si la previsión duda.
Umbrales orientativos (ejemplo, ajústalos a tu caso)
| Rachas previstas | Qué revisaríamos |
|---|---|
| Por debajo de 30 km/h | Normalidad. Ojo con manteles y velas |
| 30 a 50 km/h | Fuera elementos ligeros, refuerzo de lastres, photocall protegido |
| 50 a 70 km/h | Consultar al instalador sobre carpas y estructuras, plan B en marcha |
| Más de 70 km/h | Normalmente nada ligero en exterior; el instalador manda |
No son límites técnicos: son puntos de conversación para el briefing. El límite real de cada estructura lo da quien la fabrica o la instala.
5. Calor y frío: el otro plan B
Un evento exterior en julio a 34 ºC a la sombra a las 13:00 puede ser peor que uno con lluvia. Lo que preparamos:
- Sombra para invitados en ceremonia y cóctel: sombrillas, toldos, árboles, orientar la ceremonia con el sol a la espalda de los invitados.
- Agua visible y gratis desde la llegada, también para el staff y los proveedores.
- Horario: retrasar una ceremonia una hora cambia muchísimo la sensación.
- En frío: estufas exteriores (con su permiso del venue y su combustible), mantas, bebidas calientes y una zona de resguardo.
El semáforo de Meteo Murphy mide también calor y frío contra los límites del formato, y te sugiere cosas concretas como sombra y agua para el staff.
6. Puesta de sol y hora dorada
Para muchas bodas y cócteles, la hora de la puesta de sol manda más que cualquier otra cosa del programa.
- Hora dorada: aproximadamente la última hora antes de la puesta de sol. Luz cálida y baja, la favorita de los fotógrafos.
- Hora azul: unos minutos después de la puesta. Cielo azul intenso, perfecta para fotos con iluminación del venue encendida.
- Calcula la hora exacta de la puesta para tu fecha y tu ubicación. En la península cambia más de tres horas entre diciembre y junio.
- Mira la nubosidad prevista en esa franja, no en el día: unas nubes altas pueden dar el mejor cielo del año, y una capa baja apaga la hora dorada.
- Prevé luz artificial para cuando el sol se vaya: guirnaldas, iluminación ambiente y, sobre todo, iluminación de seguridad en caminos y escaleras.
Pon la puesta de sol como hito en la escaleta: fotos de pareja, brindis o encendido de luces. Y que la regiduría la tenga a la vista.
7. Cómo contárselo al cliente
El cliente mira cinco apps al día y cada una dice una cosa. Tu trabajo es dar calma con datos.
- Pacta desde el principio la regla de decisión y la fecha. Ejemplo: «El jueves a las 12:00 miramos el consenso de modelos. Si la lluvia prevista en la franja 18:00 a 21:00 supera X mm o las rachas superan Y km/h, activamos el plan B».
- Manda partes cortos y regulares, no un mensaje cada vez que cambia una app.
- Habla de franjas y probabilidades, no de certezas.
- Separa el dato de la recomendación: «Esto es lo que dicen los modelos. Esto es lo que haríamos nosotros».
- Deja la decisión por escrito, con hora y nombre.
Meteo Murphy prepara el parte para el cliente con un texto listo para WhatsApp o email, y si guardas el evento te avisa en el móvil si cambia el tiempo.
Ejemplo de parte (adáptalo)
«Previsión para el sábado, franja 18:00 a 23:00 en la finca: la mayoría de modelos da cielo poco nuboso y rachas por debajo de 25 km/h. El histórico de esa semana es seco. Mantenemos plan A en exterior. Volvemos a revisarlo el jueves a las 12:00 como acordamos».
8. Errores típicos
- Mirar una sola app y decidir con ella.
- Decidir demasiado pronto sin necesidad, o demasiado tarde cuando ya no hay carpa disponible.
- No pactar quién decide, y que el cliente se entere por el fotógrafo.
- Olvidar el viento porque «no llueve».
Tu siguiente paso
Si tienes un evento exterior en las próximas semanas:
- Escribe el plan B con coste, fecha límite y quién decide.
- Añádelo como partida opcional al presupuesto.
- Mira el histórico de esa semana en ese sitio.
- Pide al instalador el límite de viento de cada estructura.
- Pacta con el cliente la regla y el momento de decisión (72 a 48 h).
- Calcula la hora de puesta de sol y llévala a la escaleta.
- Guarda el evento en Meteo Murphy para recibir avisos si cambia el tiempo.
Es gratis y no pide registro: escribe el venue, la franja, y sabrás en un minuto si toca empezar a hablar de plan B.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que decidir el plan B por lluvia?
La decisión fuerte se toma entre 72 y 48 horas antes, cuando la previsión ya es útil. Pero el plan B tiene que estar presupuestado y reservado mucho antes, con una fecha límite pactada con el proveedor para confirmarlo o liberarlo.
¿Qué significa un 40 % de probabilidad de lluvia?
Que en situaciones parecidas llueve en esa zona y franja aproximadamente 4 de cada 10 veces. No dice cuánto lloverá: mírala siempre junto a los milímetros por hora y a lo que dicen los distintos modelos.
¿Con cuánto viento es peligrosa una carpa?
Depende de la carpa y de cómo esté anclada. El límite lo da el fabricante o el instalador en su certificado: pídelo por escrito y decide sobre las rachas previstas, no sobre el viento medio.
¿Sirve de algo mirar el tiempo tres semanas antes?
Para saber si va a llover ese día, no. Para saber cómo suele ser esa semana en ese sitio y si conviene reservar el plan B, sí: ahí manda el histórico climático.
¿Hay alguna herramienta gratis para la previsión de un evento?
Meteo Murphy es gratis y sin registro: escribes el venue y la franja, cruza los grandes modelos y 20 años de histórico, y te da un semáforo según tu formato.