¿Cuántas personas caben en una mesa redonda?

Como referencia, una redonda de 150 cm sienta 8 personas cómodas y una de 180 cm sienta 10. Se pueden apretar una o dos más, pero se nota en el servicio y en los codos.

¿Con cuánta antelación se hace el seating plan?

El borrador, en cuanto tienes la mayoría de confirmaciones, unas tres o cuatro semanas antes. El cierre definitivo, entre 5 y 7 días antes del evento, que es cuando catering y recepción necesitan las listas.

¿Cómo dejo que los novios o el cliente coloquen a sus invitados?

Dales un enlace donde solo puedan mover personas, no mesas, con una fecha de cierre pactada. En Scenes el enlace no pide cuenta, admite PIN y puedes deshacer cualquier cambio.

¿Qué hay que pasarle al catering?

El plano con las mesas numeradas y, por cada mesa, cuántos menús especiales hay, de qué tipo y en qué silla o a nombre de quién. Las alergias, siempre con nombre.

¿Dónde se sienta la familia en una boda?

Lo habitual es una mesa de novios (o presidencial) y las mesas de padres y familia directa en primera línea, cerca de la mesa principal. Si los padres están separados, cada uno preside su propia mesa.

Cómo hacer el seating plan de una boda o una cena de gala

Para hacer un seating plan que funcione necesitas cuatro cosas en este orden: el plano a escala con las mesas que de verdad caben, la lista de invitados con grupo y menú, unas reglas de protocolo claras y una fecha de cierre. Primero se decide la sala, luego se agrupa a la gente, después se sienta por mesas y al final se exporta una versión distinta para catering, recepción y cliente. Si lo haces al revés, acabarás moviendo 140 personas a las dos de la madrugada del jueves.

En la agencia lo hemos visto todo: mesas de 10 con 12 sillas, primos que no se hablan en la misma mesa y una alergia al marisco sentada delante de un arroz negro. Esta guía es el método que usamos para que no pase.

1. Empieza por la sala, no por la lista

El error más típico es empezar a repartir invitados en una hoja de cálculo sin saber cuántas mesas caben. Antes de nada:

Consigue el plano del venue con medidas reales (PDF, imagen o DXF). Si no lo tienen, mide al menos una pared.
Marca lo que no se mueve: columnas, puertas de servicio, salida a cocina, escenario o pista, la zona del DJ y las salidas de emergencia.
Decide el formato de mesa y calcula cuántas caben dejando pasillos de servicio.

En Scenes subes ese plano, marcas dos puntos de una pared que conozcas y trabajas encima a escala real. Con «Seating en diez segundos» eliges tipo de mesa y plazas, y te coloca escenario, mesas numeradas y entrada; luego lo ajustas todo a mano.

Tipos de mesa y plazas orientativas

Mesa	Medida (ejemplo)	Plazas cómodas	Plazas apretadas
Redonda	120 cm	6	7
Redonda	150 cm	8	10
Redonda	180 cm	10	12
Imperial (rectangular)	240 x 100 cm	8 a 10	12
Imperial larga (mesas unidas)	60 cm por comensal	1 persona cada 60 a 70 cm	1 cada 55 cm
Presidencial (un solo lado)	60 a 70 cm por persona	según largo	evita apretar

Son cifras orientativas: confírmalas siempre con el catering y el proveedor de mobiliario, porque el bajoplato, las sillas tipo Crossback o las fundas cambian mucho el espacio real.

Regla rápida de espacio: entre el borde de dos mesas redondas, deja como mínimo 1,5 m para que dos personas sentadas espalda con espalda no bloqueen al camarero. Si hay servicio emplatado con mucho pase, mejor 1,8 m.

2. Monta la lista de invitados con los datos que vas a necesitar

La lista no es solo nombres. Para sentar bien a la gente necesitas, por persona:

Nombre y apellidos (como quiere que salga en la tarjeta de mesa).
Grupo: «Amigos uni novia», «Familia padre», «Dirección comercial», «Cliente VIP».
Menú: estándar, vegetariano, vegano, infantil, sin gluten, alergia concreta.
Mesa sugerida si ya la sabes.
Notas de protocolo: cargo, «no sentar con», movilidad reducida, embarazada, necesita estar cerca del baño o de la salida.

Si las confirmaciones te llegan por formulario, pide el menú y las alergias ahí mismo. Con Forms puedes exportar la lista con sus respuestas y sacar el listado de dietas y alérgenos; luego la pegas en Scenes y el botón «Sentar automático» coloca a todos dejando juntos a los de cada grupo. Es el primer borrador: te ahorra la parte mecánica.

3. Protocolo: quién va dónde

En una boda

Mesa de novios: centrada, con vista a toda la sala y lejos de la puerta de cocina. Puede ser solo la pareja (sweetheart table), los novios con padrinos o una presidencial con padres.
Padres y familia directa: en primera línea, cerca de la mesa principal. Si hay padres separados, cada uno preside una mesa propia; evita sentarlos cara a cara salvo que lo pidan.
Abuelos y personas mayores: cerca, pero no pegados a los altavoces.
Niños: mesa infantil cerca de sus padres o con sus padres si son muy pequeños. Avisa al catering de las tronas.
Amigos: por grupos de afinidad, con los más animados cerca de la pista.

En una cena de gala corporativa

Mesa presidencial: anfitrión al centro, invitado de honor a su derecha, segundo invitado a su izquierda, y alternando a partir de ahí por rango.
Una persona de la casa por mesa: cada mesa con un anfitrión de la empresa que hace de host y presenta a la gente.
Mezcla con intención: departamentos juntos si el objetivo es celebrar; mezclados si el objetivo es networking. Pregúntalo en el briefing, porque cambia todo.
Ponentes y premiados: cerca del escenario y con salida limpia, que van a levantarse.

Ojo con la regla de oro: el protocolo lo valida el cliente por escrito. Tú propones, él firma.

4. Grupos: cómo sentar sin crear dramas

Agrupa primero, sienta después. Haz bloques de 8 o 10 personas que encajen juntas. Un bloque de 13 es un problema, no una mesa.
Rellena con «comodines»: personas sociables que encajan en cualquier mesa. Te salvan cuando un grupo sale impar.
Respeta las incompatibilidades que te diga el cliente y no preguntes por qué.
Parejas siempre juntas, salvo que el formato pida lo contrario (en algunas galas se separan a propósito).
No dejes a nadie solo en una mesa de desconocidos. Si alguien viene sin conocer a nadie, siéntalo junto a un comodín.

5. Menús especiales y alergias

Aquí es donde un seating bonito se convierte en un problema serio. Nuestra norma:

Toda alergia va con nombre y apellido, nunca como «1 sin gluten en mesa 7».
Distingue intolerancia, alergia y preferencia. Al catering no le da igual una celiaquía que un «prefiero no comer gluten».
Marca la silla, no solo la mesa. Si el camarero sabe que la alergia está en la silla 3, sirve sin preguntar.
Confirma los recuentos: el total de menús especiales por mesa tiene que cuadrar con la lista.

Ejemplo de resumen que pedimos que el catering nos devuelva firmado: «Mesa 4: 1 vegetariano (silla 2, Laura P.), 1 alergia a frutos secos (silla 7, Jordi M.). Mesa 9: 2 infantiles».

Scenes saca ese listado de menús especiales por mesa directamente, para no copiarlo a mano a las once de la noche.

6. Dejar que el cliente coloque a sus invitados sin romperlo

Los novios, y muchos clientes corporativos, quieren sentar a su gente. Es lógico: conocen las relaciones mejor que tú. El riesgo es que muevan mesas, borren gente o lo cambien todo a la vez que tú. Cómo lo hacemos:

Tú cierras la sala: número de mesas, posición y plazas. Eso no lo toca nadie más.
El cliente solo mueve personas. En Scenes compartes el seating con un enlace sin cuenta, con PIN si quieres, y decides si puede mover mesas o solo personas.
Pacta una fecha de cierre por escrito: «El viernes 12 a las 20:00 cerramos edición y pasamos a catering».
Revisa cada cambio. Tú ves al momento lo que coloca el cliente y puedes deshacer cualquier cambio si rompe el protocolo o deja una alergia mal sentada.
Cierra la edición cuando lo des por bueno, y a partir de ahí cualquier cambio pasa por ti.

7. Qué exportar y para quién

Cada gremio necesita una cosa distinta:

Para quién	Qué necesita	Formato
Catering y maître	Plano con mesas numeradas, recuento por mesa y menús especiales por silla	PDF plano + listado de menús especiales
Recepción y azafatas	Índice alfabético: apellido, nombre, número de mesa	PDF o impresión A4 en letra grande
Montaje y mobiliario	Número y tipo de mesas, sillas, mantelería, extras	Excel de material
Cliente o novios	Plano limpio y lista por mesa para revisar	PDF o enlace de solo consulta

Scenes exporta plano de sala, lista por mesa, índice alfabético para recepción, menús especiales para catering y Excel de material. Y como trabaja sobre los eventos del Planner, lo que montas en el seating queda dentro del mismo proyecto que el presupuesto y la agenda.

8. Errores típicos que vemos cada temporada

Sentar antes de medir. Luego no caben las mesas y hay que rehacerlo todo.
Mesas de 10 con 12 sillas «porque cabe». Cabe, pero nadie puede comer cómodo y el servicio va lento.
Mesa de novios de espaldas a la pista o detrás de una columna. Revisa el ángulo de las fotos.
Alergias sin nombre. El día del evento nadie sabe a quién servir el plato sin gluten.
Cambiar el seating después de mandarlo a catering sin avisar con una nueva versión numerada.

Lo que revisaría mañana

Antes de dar por cerrado un seating, pasamos esta checklist rápida:

Plano a escala con pasillos de al menos 1,5 m entre mesas y salidas libres.
Número total de plazas igual o mayor que confirmados, con 1 o 2 de margen.
Mesa principal validada por el cliente por escrito.
Cada grupo cabe en sus mesas sin sueltos.
Todos los menús especiales con nombre, mesa y silla.
Recuento por mesa enviado y confirmado por catering.
Índice alfabético impreso para recepción, en letra grande.
Edición del cliente cerrada y versión final numerada (v3, v4…).

Si quieres probarlo con tu próximo evento, sube el plano del venue a Scenes, monta las mesas y pega la lista: en una tarde tienes el primer borrador para enseñar al cliente.