Check-in y acreditaciones de un evento: cómo organizar la puerta
Lista, QR, líneas de entrada, acreditaciones por color y qué hacer cuando algo falla en la puerta de tu evento.
Organizar el check-in de un evento es decidir antes del día cuatro cosas: una lista única de confirmados, un QR personal para cada invitado, cuántas líneas de entrada abres según el pico de llegadas y qué acreditación recibe cada tipo de invitado, con su color. Si lo dejas cerrado antes, la puerta es un trámite de diez segundos por persona. Si no, es la primera impresión del evento, y no buena. El resto es tener previsto qué hacer con quien no trae el QR, no está en la lista o llega con el nombre mal escrito.
La lista manda: una sola y viva
Todo empieza por la lista. No dos Excel, no la del cliente y la tuya: una lista única de la que sale todo lo demás (emails, acreditaciones, puerta, listado para el venue).
Qué tiene que tener cada persona:
- Estado: confirmada, en lista de espera o no asiste. Quien no viene sigue en la lista, pero no ocupa plaza ni recibe emails.
- Tipo de invitado: asistente, ponente, VIP, prensa, staff, proveedor.
- Datos para la acreditación: nombre como quiere que salga, empresa y cargo si aplica.
- Lo que afecta a la puerta y al venue: dietas, alergias, accesibilidad.
En la agencia cerramos la lista para imprimir 48 horas antes del evento (ejemplo de plazo; ajústalo a tu imprenta). Lo que entre después va a acreditaciones de repuesto.
Un QR por invitado, enviado con tiempo
Cada invitado confirmado recibe su QR personal en el email de confirmación. El día antes, un recordatorio con el QR otra vez, la hora de apertura de puertas y cómo llegar. Quien lo tiene en el móvil a mano entra en segundos.
El QR tiene que identificar a la persona, no al evento. Un QR genérico para todos no te dice quién ha entrado.
Cuántas líneas de entrada abrir
La pregunta no es cuánta gente viene, sino cuánta llega a la vez. En eventos corporativos con hora de inicio fija, buena parte llega en la media hora anterior.
Cálculo de ejemplo para un evento de 300 personas:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Asistentes confirmados | 300 |
| Llegan en los 20 minutos de pico | 70 %, unas 210 personas |
| Ritmo necesario | 210 / 20 = unas 10,5 personas por minuto |
| Una línea (QR + acreditación preimpresa) | unas 4 personas por minuto |
| Líneas necesarias | 3 |
| Mostrador de incidencias | +1, siempre aparte |
Las cifras son orientativas: mide en tu propio evento cuánto tarda una línea y ajusta. Si además entregas bolsa de bienvenida o hay que firmar algo en la puerta, el ritmo baja mucho.
Cómo repartir las líneas
- Con acreditaciones preimpresas, reparte por apellido (A a G, H a O, P a Z) y pon la letra bien grande encima de cada mesa. Así cada línea solo busca en su caja.
- Línea VIP o de ponentes aparte, si el volumen lo justifica.
- Incidencias en otro mostrador, separado de las líneas. Un caso raro en la cola para a todos los de detrás.
Todas las líneas tienen que trabajar sobre la misma lista en tiempo real. Si cada móvil tiene su copia, alguien entrará dos veces y nadie sabrá cuántos hay dentro.
Acreditaciones por tipo de invitado y color
La acreditación sirve para tres cosas: que la gente se reconozca, que el staff sepa a quién tiene delante y que seguridad sepa por dónde puede pasar cada uno.
| Tipo | Color (ejemplo) | Acceso |
|---|---|---|
| Asistente | Blanco o color de marca | Plenaria, zonas comunes |
| Ponente | Rojo | Plenaria, backstage, sala de ponentes |
| VIP / Dirección | Negro o dorado | Todo, zona VIP |
| Prensa | Amarillo | Plenaria, zona de prensa |
| Staff y organización | Azul | Todo |
| Proveedor | Gris | Zonas de montaje y servicio |
Tres reglas que nos han evitado más de un problema:
- El color siempre con su texto. «PONENTE» en grande en la banda de color. Hay personas que no distinguen bien los colores y hay luces de sala que los cambian.
- El nombre, grande. La acreditación se lee a un metro, no a diez centímetros. El nombre de pila, lo más grande; la empresa, debajo.
- Nombres largos que no se corten. Un nombre compuesto con dos apellidos no puede salir partido o en cuerpo 6.
Diseño e impresión
- Tamaño: A6 o A7 para tarjeta con cordón, tarjeta PVC si es para varios días.
- Reverso: aprovéchalo. Wifi, horario resumido, plano del venue o el QR de la puerta.
- Para imprenta: PDF con sangrado y marcas de corte, una por página o en hojas A4 para recortar.
- Ordenadas: imprime en el mismo orden en que las vas a buscar (por apellido) y en cajas por línea.
- Repuestos: 5 % de acreditaciones en blanco por tipo, y un rotulador que escriba de verdad.
En Forms de Murphy OS las acreditaciones salen de la misma lista de inscritos: diseñas la tarjeta con nombre, empresa, logos y el QR de la puerta, eliges tamaño de imprenta (A6, A7, PVC, 4 × 3 in), un color por tipo de invitado y los textos encogen solos si un nombre es largo. Puedes subir el arte del diseñador como fondo, distinto por tipo, con reverso.
Cómo montar la puerta
- Señalética desde la calle, no solo en el mostrador. Que nadie tenga que preguntar dónde es.
- Cola en zigzag con postes si esperas pico. Una cola recta de 40 metros bloquea el vestíbulo del hotel.
- Guardarropa después del check-in, nunca antes. Si no, se forma la cola del abrigo delante de la de la acreditación.
- Móviles cargados y una batería externa por línea. El escáner es el móvil.
- Un listado de respaldo en PDF, por si algo falla. Para no usarlo, pero tenerlo.
- Briefing a azafatas 30 minutos antes de abrir: qué hacer con cada imprevisto y a quién se llama.
Imprevistos en puerta (y qué hacer)
| Imprevisto | Qué hacemos |
|---|---|
| No trae el QR | Búsqueda por nombre en la lista y se marca a mano |
| No está en la lista | Al mostrador de incidencias. Solo entra si autoriza la persona pactada con el cliente |
| Viene en sustitución de un compañero | Se da de baja al original y de alta al nuevo, con su acreditación de repuesto |
| Nombre mal escrito | Acreditación en blanco del mismo tipo, a rotulador o reimpresa |
| VIP sin avisar | Línea VIP o acompañamiento directo; se avisa a la persona de protocolo |
| Llega antes de la apertura | Zona de espera con café; las líneas abren a su hora |
| Se ha caído la conexión | Listado de respaldo y se marca después |
Lo importante: quién autoriza las excepciones se decide antes, con nombre y teléfono. Una azafata no tiene que decidir si deja pasar al cuñado del director.
Con Murphy OS
En Forms, en Respuestas > Puerta, escaneas el QR de cada invitado desde el móvil. Con «Varias líneas de entrada» generas un enlace (con su QR) para abrir la puerta en otros móviles, sin cuenta: todos trabajan sobre la misma lista y nadie entra dos veces. Los invitados marcados como VIP llevan su estrella al hacer el check-in, y desde Exportar sacas el listado de dietas y alérgenos para el venue. Si trabajas en producción, en este perfil ves cómo encaja la puerta con la escaleta del día.
Checklist de la puerta
- Lista única, cerrada para imprimir con fecha.
- QR personal enviado y recordatorio la víspera.
- Líneas calculadas sobre el pico, más una de incidencias.
- Acreditaciones por tipo, con color y texto, ordenadas por línea.
- 5 % de repuestos por tipo y rotuladores.
- Protocolo de excepciones con nombre de quien autoriza.
- Móviles cargados, baterías y listado de respaldo.
- Briefing de azafatas 30 minutos antes.
Plantilla rápida para tu próximo evento
Antes de la reunión de producción, contesta estas cinco líneas: cuántos llegan en el pico, cuántas líneas abres, qué tipos de acreditación hay y de qué color, quién autoriza las excepciones y qué pasa si se cae la conexión. Si alguna se queda en blanco, ya sabes dónde está el riesgo de tu puerta.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas líneas de entrada necesito para el check-in?
Calcula cuánta gente llega en el pico (suele ser la media hora antes del inicio) y divide entre lo que procesa una línea por minuto. Como ejemplo, con QR y acreditación preimpresa una línea despacha unas 4 personas por minuto; suma siempre una línea para incidencias.
¿Es mejor imprimir las acreditaciones antes o en la puerta?
Para la mayoría de eventos corporativos, antes: llegan ordenadas, revisadas y con sangrado. Lleva acreditaciones en blanco de repuesto para altas de última hora y nombres mal escritos.
¿Qué hago si alguien no está en la lista?
Nunca lo resuelvas en la cola. Pásalo a un mostrador de incidencias con un protocolo pactado con el cliente: quién autoriza, con qué dato y cómo queda registrado.
¿Qué colores uso para los tipos de acreditación?
Los que quieras, pero siempre acompañados del texto del tipo (Ponente, Prensa, Staff). El color se ve de lejos; el texto evita confusiones y ayuda a quien no distingue bien los colores.
¿Necesito una app para escanear los QR?
Necesitas algo que lea el QR y lo marque en una lista común. En Forms de Murphy OS se escanea desde el móvil y las líneas extra se abren con un enlace, sin cuenta.