Fiesta temática para 500 personas en una carpa: el caso TransPerfect
De carpa vacía a hangar espacial para 500 invitados: las piezas de producción y cómo lo harías hoy con Murphy OS.
Cosmos Party · Poble Espanyol Evento real usado como ejemplo de producción. Te contamos cómo montarías hoy un evento así con Murphy OS.
En la Cosmos Party de TransPerfect, una carpa vacía en el Poble Espanyol de Barcelona se convirtió desde cero en un hangar espacial para 500 invitados: decoración ambiental, iluminación envolvente, efectos visuales, performance en vivo, actores caracterizados, menú tematizado y un sinfín de photo opportunities. Producir en una carpa vacía es producir sin red: todo lo que ves lo has traído tú. Aquí van las piezas y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.
Qué pedía el evento
Según el texto público, el objetivo era diseñar un evento temático para empresas donde la ambientación, la tecnología y la interacción crearan una experiencia inolvidable.
| Pieza | Lo que hubo |
|---|---|
| Asistentes | 500 invitados |
| Venue | Carpa del Poble Espanyol, Barcelona |
| Punto de partida | Una carpa vacía |
| Concepto | Hangar espacial, ambiente cosmos total |
| Ambientación | Decoración futurista, iluminación envolvente, efectos visuales |
| Show | Performance en vivo, actores caracterizados, puesta en escena cinematográfica |
| Gastronomía | Menú tematizado |
| Interacción | Photo opportunities con escenarios y elementos interactivos |
El texto lo resume bien: una carpa vacía que llenar y una experiencia de cliente que superar.
Las piezas de producción de un evento así
El espacio entero se diseña
En una carpa vacía no hay escenario, ni barras, ni zonas definidas. Hay que dibujar el evento sobre el plano: dónde actúan los performers, dónde se come, dónde están las photo opportunities y por dónde circulan 500 personas sin atascos.
Material y montaje desde cero
Mobiliario, estructuras, decorados, luz, sonido y efectos llegan en camiones. Cada proveedor necesita su hora de carga y su zona, y el rental necesita una lista de material cerrada.
Show con actores
Performers y actores caracterizados con sus entradas, sus recorridos por el espacio y sus momentos fuertes. Si no están en la escaleta, aparecen cuando les parece.
Catering para 500
Un menú tematizado para 500 personas pide recuento de dietas y alergias, y zonas de servicio pensadas en el plano.
La carpa y el cielo
Una carpa no es una sala. El viento y la lluvia afectan al montaje y al evento, y conviene saberlo con días de margen.
Cómo lo montarías hoy con Murphy OS
Esto es lo que haríamos nosotros con un briefing parecido. Los ejemplos son orientativos.
1. Scenes: dibujar el hangar a escala
En Scenes subirías el plano de la carpa (PDF, imagen o DXF), lo calibrarías con una medida conocida y colocarías escenario, pantallas LED, barras, buffet, zona chill out y los puntos de photo opportunity, todo a su tamaño real. Con 500 personas, ves enseguida si los recorridos respiran o si la barra se come el paso. Exportas el Excel de material para el rental y, si quieres enseñarle al cliente cómo quedará el hangar, mandas la escena a Render y la IA genera una imagen del espacio montado a partir del plano.
2. Planner: presupuesto de una carpa que hay que llenar
En el Planner separarías globales (carpa, decorados, luz y efectos, performers, actores) de por persona (menú tematizado, bebida). Antes de negociar, duplicas versión: por ejemplo, una con todos los efectos y otra ajustada. En Montaje y agenda planificas día -1, día del evento y desmontaje con horas, responsables y proveedores; si el venue manda sus horarios de carga por email, los pegas y la IA los convierte en líneas.
3. Forms: 500 invitados sin cola en la puerta
Con la plantilla de gala de Forms montarías la invitación con la estética cosmos. Preguntas útiles:
- Nombre y empresa o departamento.
- Asistencia confirmada y acompañante, si aplica.
- Dietas y alergias para el menú tematizado.
- Autobús, si hay traslado.
- Casillas de privacidad e imagen, clave con tantas photo opportunities.
El día, check-in con QR y varias líneas de entrada desde distintos móviles sobre la misma lista. Exportas el listado de dietas y alérgenos para el catering.
4. Escaleta: performers en su sitio y en hora
En la Escaleta montarías montaje, día del evento y desmontaje en pestañas. El día del evento, con horas encadenadas: apertura de puertas (con chincheta), recepción, entradas de performers, servicio, momentos de show, cierre. Equipos por colores: técnica, catering, actores, azafatas, regiduría. Regiduría marca cada hito desde el móvil y ves si el servicio va tarde antes de que se solape con el show.
5. Meteo Murphy: la carpa también mira al cielo
Con Meteo Murphy escribes el venue y la franja de montaje y de evento, y eliges formato carpa en el semáforo. A largo plazo, el histórico de 20 años de esa semana; según se acerca la fecha, el consenso de modelos. Si salen rachas en la franja de montaje, adelantas lastres; si sale lluvia, paraguas en la entrada y recorridos cubiertos.
Lecciones que nos llevamos
- Una carpa vacía se diseña en el plano antes que en el camión.
- Con 500 personas, los recorridos importan tanto como los decorados.
- Los performers van en la escaleta, con sus entradas y su sitio.
- Muchas photo opportunities piden la casilla de imagen bien puesta en la inscripción.
- En carpa, el tiempo es parte del presupuesto, no una sorpresa.
Plantilla rápida para un evento en carpa
- Plano de la carpa calibrado y zonas dibujadas.
- Excel de material cerrado y enviado al rental.
- Presupuesto en dos versiones: completa y ajustada.
- Inscripción con dietas, imagen y check-in por QR.
- Escaleta con apertura de puertas fijada y performers etiquetados.
- Semáforo meteo revisado en la franja de montaje.
Preguntas frecuentes
¿Qué fue la Cosmos Party de TransPerfect?
Un evento de empresa para 500 invitados en la carpa del Poble Espanyol de Barcelona, transformada desde cero en un hangar espacial con decoración, iluminación, performance, actores caracterizados, menú tematizado y photo opportunities.
¿Qué hay que planificar al montar un evento en una carpa vacía?
Todo lo que un venue equipado ya trae: distribución del espacio, técnica, luz, mobiliario, zonas de catering y recorridos. Y el tiempo, porque una carpa es más sensible al viento y a la lluvia que una sala.
¿Cómo se distribuye una carpa para 500 personas?
Sobre el plano a escala: escenario, barras, zonas de photo opportunity, catering y recorridos, cada uno a su tamaño real. Así ves si cabe antes de pedir el material.
¿Cómo se gestiona la entrada de 500 invitados?
Con check-in por QR y varias líneas de entrada abiertas a la vez desde distintos móviles, sobre la misma lista, para que nadie entre dos veces y la cola no se coma el inicio.