Cumbre internacional de dos días en Roma: el caso Paradigms 2024

Paradigms 2024 convirtió el Acquario Romano, un espacio histórico de Roma, en el epicentro de una cumbre internacional de branding y creatividad durante dos días, con expertos, creativos y líderes del sector llegados de todo el mundo. Detrás hubo un año entero de preparación. Producir fuera de casa multiplica cada problema normal de un congreso: proveedores que no conoces, otro idioma, otra ley y un equipo que trabaja a distancia hasta el día de montaje. Aquí van las piezas y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

Según el texto público, el objetivo era posicionar Paradigms 2024 como la cumbre de referencia en branding y creatividad y consolidar la presencia global de Frontify.

Pieza	Lo que hubo
Asistentes	Expertos en branding, creativos y líderes de la industria de todo el mundo
Venue	Acquario Romano, Roma, un espacio histórico
Duración	Dos días
Preparación	Un año de planificación
Experiencia	Ponencias de alto impacto, performances, networking estratégico, experiencias inmersivas

El propio texto lo llama una maratón emocional, física y estratégica. Desde fuera parece fluido; por dentro, es un año de decisiones encadenadas.

Las piezas de producción de un evento así

Un año es poco si no se ordena

Doce meses dan para mucho, pero también para perder el hilo. Las versiones del presupuesto cambian según cierras venue, viajes y proveedores. Sin un sitio único donde vivan las cifras, cada cambio genera un Excel nuevo.

Proveedores locales

Técnica, catering, azafatas, transporte: casi todo se contrata en destino. Hay que encontrar, comparar y contratar a distancia, con otra legislación y a menudo en otro idioma.

Un público de todo el mundo

Cuando los asistentes llegan de varios países, la inscripción tiene que hablar su idioma, recoger llegadas y necesidades, y el check-in no puede ser una cola.

Un espacio histórico

Los venues con historia tienen normas de uso, horarios de carga y limitaciones técnicas. El montaje se planifica al minuto.

Performances y puesta en escena

Ponencias, performances y momentos de networking encadenados piden una escaleta que todo el equipo, local y desplazado, vea igual.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Esto es lo que haríamos nosotros con un briefing parecido. Los ejemplos son orientativos.

1. Planner: un año de versiones sin perder el hilo

En el Planner crearías el proyecto y separarías la partida en ingresos, gastos por persona, globales, staff y extras. Cada vez que cambia algo grande (otro hotel, otro número de ponentes), duplicas versión antes de tocar: por ejemplo, inicial, con venue cerrado y final. Las comparas y vuelves a la que funcionaba. Eliges la moneda en Ajustes y el PDF para el cliente sale sin tus márgenes y con tu marca. Desde Compartir invitas a producción con permiso de Ver, Comentar o Editar.

2. Bolsa Freelance: equipo local

En la Bolsa Freelance puedes filtrar por país, idiomas y nivel, área y disponibilidad. Si necesitas azafatas o técnicos con inglés en destino, filtras, abres la ficha con su evento más grande y su seguro de RC, descargas el CV y les escribes desde la app.

3. Contratos: base sólida, revisión local

En Contratos partirías de los modelos de venue, proveedor, speaker y coproducción si aplica, con cláusulas de cancelación, fuerza mayor, rider técnico y derechos de imagen. Los modelos se adaptan a España o México y están también en inglés: para un venue o proveedor en Italia, úsalos como base y pásalos por un asesor local. Firma con código, anexos (presupuesto, plano, rider) dentro del mismo enlace y PDF final con certificado.

4. Forms: inscripción en varios idiomas

Con la plantilla de congreso de Forms publicarías la landing en inglés e italiano (Forms publica en siete idiomas y la IA traduce lo que falte para que tú lo revises). Preguntas útiles:

1. Datos, empresa y cargo.
2. País de origen y fecha de llegada y salida.
3. Sesiones o experiencias con plazas.
4. Dietas y alergias.
5. Casillas de privacidad e imagen, con el acuerdo de tratamiento de datos que firma el cliente.

Ponentes marcados con la estrella, renombrada como «Speaker», que sale en puerta y acreditación. Check-in con QR desde varios móviles.

5. Escaleta: el mismo programa para el equipo local y el desplazado

En la Escaleta montarías montaje, día 1, día 2 y desmontaje en pestañas, importando la agenda del Planner. Equipos por colores: técnica local, catering, regiduría, azafatas. Todos abren el enlace de regiduría desde el móvil, sin cuenta, y marcan checks con su nombre. El cliente ve el programa en vivo, sin las notas internas.

Lecciones que nos llevamos

• Un año de preparación necesita versiones, no archivos sueltos.
• Lo local se contrata con base sólida y revisión local. Nunca al revés.
• La inscripción de un público internacional recoge llegadas, no solo nombres.
• Un venue histórico se monta al minuto, con sus normas de uso como anexo del contrato.
• Equipo local y desplazado, misma escaleta. Si cada uno tiene la suya, tienes dos eventos.

Lo que revisaría mañana si tuviera este briefing

1. ¿Tengo versiones del presupuesto para cada escenario de venue?
2. ¿Sé qué proveedores serán locales y quién revisa sus contratos?
3. ¿La landing está en los idiomas del público?
4. ¿Recojo fechas de llegada y salida?
5. ¿Las normas del venue están en el plan de montaje?