Cómo se produce una fiesta de marca para 500 invitados en plena feria: el caso Logitech en el ISE

Una fiesta de marca para 500 invitados en plena feria se produce para un público que llega con el día entero encima: tiene que entrar fácil, engancharse rápido y aguantar la energía hasta el final. En la fiesta de Logitech durante el ISE de Barcelona, la Llotja de Mar se convirtió en un espacio de impacto con gastronomía de alto nivel, banda en vivo, DJ set y efectos visuales para invitados y partners estratégicos. Desmontamos qué piezas tiene un evento así y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

Según el texto público del evento:

• 500 invitados: gente de Logitech y partners estratégicos, en la semana del ISE.
• Llotja de Mar de Barcelona como venue, transformada en un espacio vibrante y tecnológico.
• Gastronomía de alto nivel con producción audiovisual.
• Efectos visuales, banda en vivo y DJ set para mantener la energía hasta el final.
• Gestión integral de todas las partes del evento.
• Objetivo: un evento de marca dentro del ISE que combinara entretenimiento, networking y producción.

La clave está en el contexto: es la semana más importante del año para la marca, y la fiesta es una pieza de posicionamiento, no un extra.

Las piezas de producción de un evento así

Invitados

500 personas de muchas empresas y países. Partners que confirman tarde, cambios de nombre de última hora y gente que llega directa del stand. Hay que saber quién es quién en la puerta.

Espacio

La Llotja de Mar es un edificio histórico de arquitectura imponente. Hay que repartir barras, escenario para la banda, cabina del DJ, zonas de networking y la técnica de efectos visuales sin perder la lectura del espacio.

Escaleta

Una fiesta de feria tiene llegadas muy escalonadas. El cambio de banda a DJ es el momento crítico: si hay un hueco, se pierde la energía.

Proveedores

AV y efectos visuales, catering, banda, DJ, ambientación. En semana de feria, además, todos los proveedores de la ciudad están ocupados: lo que no está firmado con tiempo, no existe.

Presupuesto

Muchos globales (venue, AV, artistas) y gastronomía por persona. En feria los precios de proveedores suben y las confirmaciones bailan: necesitas ver el impacto al momento.

Riesgo

Montaje en un venue histórico con horarios estrechos, colas en la puerta si llegan todos a la vez y el hueco entre banda y DJ.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Forms: RSVP internacional y puerta rápida

En Forms montas la landing con la marca del cliente en inglés y en los idiomas que hagan falta (publica en siete). Mandas enlaces personales y ves el estado de cada email. Marcas con estrella a los partners clave, que salen destacados en la puerta y en el seguimiento del cliente.

El día de la fiesta abres varias líneas de entrada con QR desde varios móviles y, si quieres, imprimes acreditaciones por tipo de invitado con su color: equipo, partner, prensa.

Scenes: la Llotja a escala

Subes el plano del venue, lo calibras y colocas escenario, pantallas LED, barras, cabina, sofás de networking y control técnico a tamaño real. Ves si la zona delante del escenario cabe sin bloquear las barras. Exportas el Excel de material para el rental y, con Render, enseñas al cliente una imagen del espacio montado.

Contratos: todo firmado antes de la feria

En Contratos cierras banda y DJ con el modelo de actuación artística, con rider técnico y derechos de música. AV y catering con el de proveedor, presupuesto y rider como anexos. Venue con su modelo. Firma con código, sin perseguir a nadie por correo en plena semana de feria. Revisión con tu asesor antes de enviar.

Escaleta: el paso de banda a DJ

En Escaleta montas apertura de puertas, servicio, entrada de la banda, efectos visuales y DJ set. Encadenas el final de la banda con el DJ para que no haya hueco y fijas con chincheta la apertura. Regiduría marca desde el móvil y el cliente sigue el programa en su enlace.

Tarjetas de Visita: el networking que se queda

Para el equipo que hace de anfitrión: tarjeta digital con QR o NFC, y escaneo en ráfaga de las tarjetas en papel que les den. Entran en contactos agrupadas en el evento con nota de qué se habló. En una fiesta pensada para networking, es lo que se queda cuando se apagan las luces.

Lo que te llevas de este caso

1. En semana de feria, contrata pronto. Los buenos proveedores se reservan con mucha antelación.
2. El público llega cansado. La experiencia tiene que enganchar en los primeros minutos.
3. El hueco entre banda y DJ mata la energía. Encadénalos en la escaleta.
4. Varias líneas de entrada. 500 personas que llegan del stand a la vez hacen cola.
5. El networking también se produce. Dale al equipo una forma de recoger contactos.

Tu siguiente paso

Si te toca una fiesta en feria, pon hoy en el calendario la fecha límite de firma de cada proveedor, varias semanas antes de la feria. Lo demás se puede ajustar; un proveedor que no tienes, no.

Después, cierra el plano con el venue y comparte la escaleta con regiduría al menos una semana antes. En un edificio histórico, cada línea de montaje tiene que estar aprobada: anclajes, cargas, potencia eléctrica y horarios de acceso. Si el venue te manda sus normas por correo, pégalas en el montaje del Planner y conviértelas en líneas con responsable.