Cómo se produce un evento inmersivo para 150 personas: el caso A40 Mothership de Adobe en Esferic

Un evento inmersivo para 150 personas se produce como una obra de teatro con público dentro: la historia manda y cada departamento (luz, sonido, performers, gastronomía) la cuenta a la vez. En A40 Mothership, el evento de Adobe en el Esferic de Barcelona, el espacio se convirtió en una nave nodriza a punto de despegar, con seres nativos, cápsulas de inmersión y gastronomía atrevida. Desmontamos qué piezas tiene un evento así y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

El texto público del evento lo resume en una idea: que nada fuera lo que parecía. Los datos que da:

• 150 invitados de Adobe.
• Esferic Barcelona como venue, transformado en nave nodriza.
• Narrativa envolvente con seres nativos, cápsulas de inmersión y un viaje sensorial.
• Luces dinámicas, proyecciones envolventes, música y escenografía.
• Gastronomía atrevida inspirada en mundos alienígenas.
• Criaturas que interactuaban con los asistentes.
• Equipo de artistas, performers, técnicos de iluminación y producción.

Es decir: un evento donde el contenido no está en un escenario, está en todas partes.

Las piezas de producción de un evento así

Presupuesto

En un inmersivo, el peso se va a escenografía, AV y artistas, partidas globales que no bajan si vienen 20 personas menos. Con 150 invitados, el coste por persona sale alto y hay que saber defenderlo. Si te toca, separa bien lo fijo de lo variable desde el principio.

Espacio

Esferic tiene una arquitectura muy particular. Transformarlo exige saber dónde van las cápsulas, por dónde circula el público, dónde se esconden los performers entre apariciones y dónde está el control técnico. Si el recorrido no está pensado, la gente se amontona en la primera cápsula.

Escaleta

Aquí la escaleta no es una lista de horas: es una partitura. La entrada de una criatura coincide con un cambio de luz y un efecto sonoro. Si uno llega tarde, la magia se cae.

Invitados

150 personas permiten un trato casi personal: grupos para las cápsulas, recorrido por turnos, alergias controladas para una gastronomía que se sale de lo habitual.

Proveedores

Artistas, performers, iluminación, proyección, sonido, escenografía y catering creativo. Muchos perfiles freelance que hay que encontrar, contratar y coordinar.

Riesgo

Un evento inmersivo falla por los detalles: un performer que no llega, una proyección que no se ve con la luz ambiente, una cápsula que se atasca. Y la gastronomía atrevida necesita control estricto de alérgenos.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Planner: el coste real de la inmersión

En Planner separas ingresos, gastos por persona, globales y staff. La escenografía y los artistas van como globales; la gastronomía, por persona. Así ves al momento el coste por invitado y el margen. Si el cliente quiere quitar una cápsula, duplicas la versión y comparas lo que ganas y lo que pierdes.

Scenes: el recorrido sobre el plano

Subes el plano de Esferic, lo calibras con una medida conocida y colocas escenario, pantallas LED, barras, buffet y zonas de descanso a tamaño real. Puedes montar varias escenas: la llegada, el recorrido por las cápsulas y la cena. Con el Excel de material le pasas al rental exactamente lo que va. Y con Render enseñas al cliente una imagen del espacio montado antes de construir nada.

Bolsa Freelance: performers y técnicos

En la Bolsa Freelance filtras por área (creativos, técnicos, producción), disponibilidad, ciudad e idiomas. Abres la ficha, ves su evento más grande y su galería, descargas el CV y le escribes desde la app. Si necesitas, por ejemplo, seis performers y dos técnicos de luz de refuerzo, creas un aviso y te escribimos cuando entre alguien que encaje.

Contratos: artistas y proveedores

Cada performer con su contrato de actuación artística o de freelance, con rider técnico y cláusula de derechos de imagen si el evento se graba. Proveedores de AV y escenografía con su modelo, presupuesto como anexo y firma con código. Antes de enviar, revisión con tu asesor.

Escaleta: la partitura en directo

En Escaleta montas el run of show con equipos por colores: técnica, performers, catering, regiduría. Cada línea encadena con la anterior y fijas lo que no se mueve, como la apertura de la nave. El día del evento, regiduría marca cada cue desde el móvil y ves si vais por delante o por detrás. Las notas de cabina van como internas y el cliente no las ve.

Lo que te llevas de este caso

1. En un inmersivo, la escaleta es una partitura. Cada cue tiene luz, sonido y personaje.
2. El recorrido se diseña en el plano. Si no está a escala, el público se atasca.
3. Lo caro es fijo. Escenografía y artistas no bajan con el aforo: defiéndelo con el coste por persona.
4. Los performers son proveedores. Contrato, rider y derechos de imagen, como cualquier otro.
5. Gastronomía atrevida, alérgenos controlados. Cuanto más rara la propuesta, más control.

Tu siguiente paso

Si te toca un evento inmersivo, empieza por escribir la historia en una frase y después pásala a la escaleta línea a línea. Cada línea que no sirva a esa frase, fuera. Luego monta el plano y el presupuesto con lo que quede.

Y antes de cerrar nada, haz un ensayo técnico con los performers dentro del espacio y con la luz real. En un inmersivo, lo que en el plano funciona puede no verse en la sala: una proyección que se pierde, un pasillo demasiado oscuro, una entrada que nadie ve. Mejor descubrirlo el día anterior que con 150 invitados mirando.