Cómo se produce un congreso médico mundial de 3 días para 500 asistentes: el caso WSEI

Un congreso médico mundial de tres días para 500 asistentes se produce como tres eventos encadenados: la sede científica de día, la hospitalidad de noche y la logística que une las dos. En el WSEI, el congreso sobre implantes y cirugía estética de Establishment Labs y Motiva, se combinaron sesiones científicas de alto nivel con dos galas en espacios emblemáticos de Barcelona: la Llotja de Mar y el Museo Marítimo. Desmontamos qué piezas tiene un evento así y cómo lo montarías hoy con Murphy OS.

Qué pedía el evento

El texto público del evento recoge:

• 500 asistentes: cirujanos, médicos y especialistas del sector de la cirugía estética e implantes.
• Congreso de tres días con ponencias magistrales, tecnología aplicada a la cirugía estética y espacios de interacción.
• Coordinación de todos los servicios de la convención.
• Cena de gala en la Llotja de Mar con gastronomía de alto nivel.
• Fiesta de despedida en el Museo Marítimo de Barcelona, con producción audiovisual.
• Objetivo: posicionar el WSEI como el evento de referencia en cirugía estética, en conocimiento y en hospitalidad.

Un congreso así tiene un público exigente, con agendas muy apretadas y expectativas altas en las dos mitades: el contenido y la experiencia.

Las piezas de producción de un evento así

Invitados

500 especialistas de distintos países: inscripción en varios idiomas, sesiones y talleres con aforo, inscripción por separado a cada gala, dietas, alojamiento y traslados. Es la pieza con más datos y más cambios.

Presupuesto

Tres días de sede, AV de congreso, dos venues de gala, catering diario, traslados. Muchas partidas, muchas noches de hotel y muchas versiones: el cliente comparará escenarios antes de cerrar.

Espacio

Tres espacios distintos: la sede del congreso en formato teatro y salas, la Llotja de Mar con mesas de cena de gala y el Museo Marítimo para la fiesta. Cada uno con su plano, su aforo y su montaje.

Escaleta

Tres días de programa científico con ponentes que se alargan, más dos noches con su propio ritmo. Si una sesión se retrasa, se arrastra todo el día.

Proveedores

Sede, AV, catering, dos venues de gala, transporte, azafatas, técnicos. Muchos contratos con muchos riders.

Riesgo

Retrasos en el programa, cambios de ponente, colas en acreditación el primer día y traslados a las galas.

Cómo lo montarías hoy con Murphy OS

Forms: inscripción de congreso en varios idiomas

En Forms usas la plantilla de congreso: landing con la marca del cliente, talleres con plazas y lista de espera, preguntas que solo salen si tocan (por ejemplo, la gala solo para quien asiste ese día), dietas y autobús. Publicas en inglés, español y los idiomas que hagan falta.

El cliente revisa la landing antes de publicarla y luego sigue las cifras en vivo. El primer día abres varias líneas de acreditación con QR e imprimes acreditaciones por tipo de asistente: ponente, asistente, organización. A los ponentes los marcas con la estrella. Para el catering de las galas, exportas el listado de dietas y alérgenos.

Planner: versiones del presupuesto y montaje por días

En Planner montas el proyecto con IVA por partida, fee y noches de hotel. Haces versiones para comparar escenarios (por ejemplo, con y sin la segunda gala) y el cliente ve un PDF sin tus márgenes. En Montaje y agenda separas montaje de la sede, los tres días y los dos montajes de gala, con horas, responsables y proveedores.

Scenes: tres espacios, tres escenas

Plano de la sede calibrado en teatro para la plenaria y, en otras escenas, la Llotja de Mar con las mesas de gala y el Museo Marítimo para la fiesta. Para la cena, pegas la lista con grupo y menú y pulsas Sentar automático. Exportas lista por mesa, índice alfabético para recepción y menús especiales para catering.

Contratos: cada sede y cada proveedor

Contrato de venue para la sede y para cada espacio de gala, de proveedor para AV y catering, de speaker para los ponentes que lo necesiten y de bloqueo de habitaciones si gestionas alojamiento. Cláusulas de cancelación y seguro de RC activadas, firma con código. Revisión con tu asesor.

Escaleta: tres días en pestañas

En Escaleta cada día va en su pestaña con su fecha: montaje, día 1, día 2, día 3 y desmontaje. Las sesiones se encadenan y fijas con chincheta lo que no se mueve, como la salida de autobuses a la gala. Regiduría marca cada ponente desde el móvil y ve si vais tarde; el cliente sigue el programa en su enlace sin las notas internas.

Lo que te llevas de este caso

1. Un congreso con galas son dos eventos. Diséñalos por separado y únelos con la logística.
2. La inscripción es la columna vertebral. Talleres con plazas, gala por separado, dietas y traslados en el mismo formulario.
3. Versiona el presupuesto. El cliente va a comparar escenarios.
4. Cada espacio, su plano. La sede, la cena y la fiesta no se montan igual.
5. Fija los traslados en la escaleta. Si una sesión se alarga, el autobús no espera.

Lo que revisaría mañana

• Formulario con talleres, gala y dietas, en todos los idiomas.
• Tres versiones de presupuesto con noches de hotel.
• Plano de cada espacio a escala, con seating de la cena.
• Contratos firmados con sede, galas y proveedores.
• Escaleta por días con traslados fijados.